Assistant(e) administratif(ve) - direction générale

Mission

Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre hospitalier mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada. Chaque jour, ce sont près de 7 000 personnes engagées – spécialistes en soins infirmiers, en réadaptation physique, en santé psychosociale, en recherche et en administration, médecins, dentistes, pharmaciennes et pharmaciens, stagiaires et bénévoles – qui, inspirées par une tradition d’innovation, collaborent afin de transformer la vie de générations.

Travailler à la DG, c’est contribuer là où les décisions prennent forme

Au CHU Sainte-Justine, chaque rôle a un impact concret. À la Direction générale, cet impact se vit au cœur des orientations stratégiques, des relations institutionnelles et de la collaboration avec l’ensemble des directions de l’organisation.

Nous recherchons un assistant administratif d’expérience, reconnu pour son professionnalisme, sa rigueur et sa capacité à évoluer avec aisance dans un environnement complexe et stimulant.

Ta contribution au quotidien

En étroite collaboration avec l’adjoint à la PDG, tu seras une présence clé et un partenaire de confiance au sein de la Direction générale. Par ton sens de l’anticipation, ton jugement et ta fiabilité, tu contribueras directement à la fluidité des opérations et à l’efficacité de la prise de décision.

Véritable pilier administratif, ton rôle - souvent en coulisses, mais toujours essentiel - permettra à la Direction générale d’évoluer dans un cadre structuré, agile et cohérent. Concrètement, tu seras appelé à :

1. Orchestrer les rencontres, comités et instances de gouvernance, et en assurer le soutien administratif de haut niveau;
2. Veiller à une gestion proactive et rigoureuse des courriels, de la messagerie et des suivis, afin d’assurer la fluidité de l’information et le respect des priorités stratégiques;
3. Contribuer à la reddition ministérielle de comptes ainsi qu’au soutien de certains programmes;
4. Assurer le suivi des contrats et des factures de la Direction générale, en collaboration avec les approvisionnements et les comptes payables;
5. Rédiger et réviser des correspondances de nature complexe à très complexe (lettres, mémos, documents officiels), à partir d’idées, de procédures ou de processus de travail;
6. Mettre en forme des documents variés : rapports, tableaux, présentations, formulaires, etc.;
7. Traiter les demandes de nature informatique et matérielle pour la Direction générale;
8. Participer activement à l’organisation et au soutien d’événements institutionnels (visites ministérielles, délégations internationales, rencontres stratégiques), en collaboration avec les directions partenaires;
9. Travailler en étroite synergie avec l’équipe administrative de la Direction générale sur des dossiers communs et des processus de travail;
10. Agir comme personne-ressource ou relève pour des tâches urgentes au sein de l’équipe administrative;
11. Offrir un soutien ponctuel à d’autres membres de la Direction générale ou à d’autres directions, selon les besoins et ton champ d’expertise.

Par ton apport, tu contribueras indirectement à une mission qui dépasse l’administration : offrir le meilleur aux enfants et aux familles que nous accompagnons chaque jour.

Profil

Nos exigences

12. Être actuellement un employé de Santé Québec (obligatoire);
13. Détenir un DEC en administration générale ou un baccalauréat en administration ou dans un domaine pertinent (obligatoire);
14. Posséder au moins 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire de direction générale;
15. Maîtriser parfaitement le français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
16. Démontrer une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration numérique;
17. Réussir nos tests Word, Excel et français;
18. Posséder une excellente connaissance des règles de rédaction de lettres, structuration de textes, ordres du jour et procès-verbaux;
19. Être en mesure d’évoluer dans un milieu complexe et dynamique;
20. Détenir une expérience de coordination/soutien administratif au sein d’un Conseil d’administration sera considérée comme un atout.

Tes atouts

21. Sens de l’organisation et capacité de coordination hors pair;
22. Autonomie, jugement et proactivité;
23. Discrétion irréprochable et fiabilité exemplaire;
24. Rigueur, rapidité d’exécution et gestion efficace des priorités;
25. Capacité à travailler sous pression et à t’adapter aux changements;
26. Esprit de collaboration et aisance relationnelle.

Les conditions d’emploi que nous t’offrons

27. Un poste temporaire jusqu’en septembre 2026 - catégorie syndicable non syndiqué (SNS);

28. Un horaire de jour à temps complet;
29. La possibilité de télétravailler jusqu’à 2 jours par semaine;
30. Un salaire horaire de 27,07 $ à 51,76 $, déterminé selon ta scolarité et tes expériences de travail pertinentes à temps complet.

Nous t'offrons également des conditions pour te développer professionnellement et pour que tu aies du temps pour toi et tes proches :

31. 20 jours de vacances, 13 jours fériés et 9,6 jours de maladie payés par année et de multiples congés sociaux pour grands projets de vie;
32. Des avantages collectifs de choix pour soi et sa famille;
33. Un régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP) qui est l’un des meilleurs au Québec;
34. Un programme d’accompagnement en début poste et de développement professionnel;
35. Un Carrefour mieux-être offrant une multitude de ressources et outils pour prendre soin de soi;
36. Des établissements facilement accessibles : stations de métro, REM, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité, sans oublier nos abris à vélos sécurisés et nos stationnements réservés pour le covoiturage.

Remarques

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.