Rattaché.e au Responsable Ressources Humaines Siège, votre mission principale est de gérer, optimiser l'office mais également assister la direction dans certaines missions tout en veillant à garder une totale confidentialité des sujets. 1. Chargé(e) d'accueil : - Accueil / Réception (téléphonique et physique) et gestion des rendez-vous du siège - Courrier / colis / gestion du contrat avec la poste - Commande des repas pour des réunions d'équipe - Commande de fournitures de bureau - Commande et gestion de taxis - Gestion de la machine à café (commandes et gestion de relation avec le prestataire) - Gestion des prestataires: ménage, le gestionnaire de l'immeuble (badge, chauffage, lumière, partie commune), plantes, fontaine à eau etc. - Vérification tarifaire pour chaque voyage en fonction de la politique de voyage - Réservations exceptionnelles 2. Gérer la facturation du département RH et de l'Office - Gérer les relations avec les différents prestataires concernant la facturation - Saisir les demandes d'achat sur D365 et faire la réception 3. Optimiser la gestion (Assistanat de direction) - Gérer en autonomie des agendas relativement complexes avec, par exemple, l'organisation de réunions internationales avec des zones géographiques et des fuseaux horaires différents - Développer des relations avec les bureaux/assistants exécutifs de nos principaux clients afin de faciliter l'organisation de réunions régulières - Gérer leurs prises de rendez-vous externes - Organiser les déplacements et prendre en charge les notes de frais - Organiser et préparer leurs réunions de travail, lorsqu'il est nécessaire de réserver des salles, d'inviter plusieurs participants - Prendre les notes lors de réunions et éditer les procès-verbaux. - Fournir un soutien administratif sur les projets clés (demander et systématiser l'information ; éditer des rapports, suivre de manière proactive l'ordre du jour correspondant, préparer les dossiers nécessaires pour les réunions des projets clés). - Fournir le soutien nécessaire au support administratif dans le cadre des procédures internes ou externes liées à la fonction (carte de visite, visa, carte de résident, services de relocalisation, etc.). Avantages : - Rémunération : 35K - 40K selon expérience - 50% des transports en commun - Mutuelle d'entreprise - CSE
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.