Secrétaire médical(e) - faculté médecine (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Gérer et suivre la procédure de prise de rdv des étudiants et assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants dans le cadre des rdv systématiques avec les psychologues :
• Assurer l'interface entre les étudiants et les différents personnels du SSE
• Tenir et gérer les agendas des rendez-vous des psychologues du site médecine
• Gérer et traiter les informations écrites et orales
Accueillir, informer et orienter :
• Réception des étudiants, accueil téléphonique, courriel
• Réception de l'ensemble du public se présentant
• Identification et recensement des besoins et attentes des patients
• Orientation du public en interne ou vers les partenaires extérieurs
• Assurer la bonne tenue et organisation de l'espace d'attente
Secrétariat et assistance :
• Création du dossier patient : enregistrement des informations personnelles
• Suivi administratifs en lien avec le caractère systématique des rdvs notamment la gestion et suivi des crédits ECTS des étudiants dans APOGEE tout au long de leurs parcours
• Mise à jour des données sur l'ensemble des logiciels dédiés
• Transmettre l'ensemble des informations courantes à la Directrice et à la Responsable administrative
• Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
• Réception, enregistrement et diffusion du courrier
• Envoi aux étudiants d'un questionnaire en amont du rdv, permettant de cibler les besoins de l'étudiant
• Gestion des stocks en papeterie et bureautique
Appui ponctuel aux activités du secrétariat du service de santé étudiante (SSE) du site du Plat d'Étain.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances
• Bonne connaissance de l'environnement universitaire, du fonctionnement de l'établissement et des activités de ses composantes,
• Maitriser et suivre les règles administratives et financières de l'établissement
• Maitriser l'outil informatique de gestion des dossiers médicaux et le pack-office
• Maitrise de l'expression écrite et orale
Compétences opérationnelles
• Savoir répondre au téléphone, prendre en note et transmettre un message
• Savoir organiser son travail de façon autonome et savoir prendre des initiatives
• Être à l'aise avec l'outil informatique et faire preuve d'initiative : pack office, logiciel des dossiers médicaux et de la gestion électronique des feuilles de soins
• Savoir appréhender les évolutions liées à l'activité du service
• Transmettre les informations courantes à la directrice et à la responsable administrative
Compétences comportementales
• Travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire sur un site distinct
• Savoir accueillir, être à l'écoute du public et répondre à ses attentes
• Savoir faire preuve de diplomatie, de courtoisie et de réactivité
• Savoir travailler en équipe de manière collaborative et avoir le sens des relations humaines
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité (soumission au secret professionnel)
• Faire preuve de rigueur et d'organisation dans le traitement des dossiers
• Faire preuve d'initiative et de souplesse.
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Capacité d'adaptation face à une équipe pluridisciplinaire et à une charge de travail variable selon les périodes de l'année
Informations complémentaires :
• poste ouvert aux contractuels ou contractuelles CDD
• catégorie : B
• durée de contrat : 10 mois
• Rémunération : grilles indiciaires des personnels ITRF
• date limite de candidature : 18/08/25
• date estimée de prise de fonction : 03/11/25
• Renseignements sur le poste : emilie.arnault[@] univ-tours.fr (Toute candidature envoyée directement à cette adresse ne sera pas prise en compte)