Assistant administratif f/h

Les missions en bref …

L’assistant administratif du secteur d’action sociale exerce sa mission, sous l’autorité du chef de service.
Au sein d’une équipe de travailleurs sociaux, il participe au suivi et à la gestion des dossiers des personnes et des familles.
Il possède des compétences confirmées en bureautique et outils de communication, notamment la maîtrise des outils métier qui tracent l’ensemble des actes posés par les professionnels et les usagers.

L’assistant administratif du secteur d’action sociale est en charge notamment des missions suivantes :

Gérer des demandes transférées par l’accueil au titre du niveau 2 :

1. Remplacer occasionnellement les chargés d’accueil physique
2. Réceptionner et traiter l’information
3. Appuyer si nécessaire les professionnels dans la gestion des prises de rendez-vous
4. Faire le lien avec le TS, chef de service et chargé administratif sur les informations traitées

Suivre et gérer des dossiers liés à l’accompagnement des personnes
notamment des bénéficiaires du RSA en étroite collaboration avec le TS :

5. Saisir les données sur Solis
6. Saisir les nouveaux usagers et les rendez-vous des usagers sur la GRC.
7. Consulter les files actives sur le logiciel Papyrus
8. Faire le lien avec les partenaires si nécessaire
9. Classer les courriers, dossiers et activités liées à la gestion de l’accompagnement.
10. Classer et archiver des documents selon la règlementation en vigueur.

Participer aux projets territoriaux :

11. Actualiser la base de données des partenaires contenus dans la GRC.
12. Relayer l’information en interne : informer les travailleurs sociaux de nouvelles informations provenant des partenaires (coordonnées, horaires de fonctionnement ou information concernant un usager.
13. Participer à l’organisation des actions collectives, réunions ou instances partenariales : préparation des invitations, envoi, remplissage de la feuille de présence et préparation des supports d’information.
14. Participer au fonctionnement de l’organisation du service : réunion d’équipes etc…

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Titulaire d’un diplôme en gestion administrative, bac ou bac (souhaité)

Expérience significative d’au moins 2 ans dans le domaine de la gestion administrative, idéalement au sein d’un service social

Savoir-faire

15. Connaissance de l’organisation et des services du département ;
16. Compréhension des modalités d’intervention et des outils départementaux en matière d’aide sociale
17. Maîtrise des outils informatiques et notamment du Pack Office. Idéalement : SOLIS.

Savoir-être

18. Capacité d’écoute, d’adaptation et de prise de recul ;
19. Savoir prendre des initiatives, rechercher et relayer l’information ;
20. Etre apte à travailler en équipe ;
21. Disposer de capacités rédactionnelles avérées ;
22. Savoir respecter les obligations de confidentialité et de discrétion ;
23. Tenir les délais imposés par le cadre réglementaire ;
24. Avoir le sens du service public.

AUTRES INFORMATIONS :

Poste permanent de catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !