Responsable administratif entreprise f/h

VINCI Facilities est la marque du réseau VINCI Energies spécialisée dans le Facility Management, qui propose une prise en charge globale de la maintenance et des travaux de rénovation des bâtiments de nos clients. VINCI Facilities c’est prendre soin des bâtiments, des occupants et de l’environnement !

VINCI Facilities Charentes, recrute son ou sa Responsable Administratif d’Entreprise. Cette création de poste va permettre d’accompagner le chef d’entreprise ainsi que ses équipes dans le développement de l’entreprise.

Le poste est basé à Aytré (17), avec des déplacements sur Poitiers ainsi que ponctuellement sur Bordeaux pour des réunions du réseau finances.

Sous la responsabilité directe du Chef d’entreprise, vous piloterez la gestion administrative et financière de l’entreprise. Vous serez le garant(e) de la bonne tenue des comptes de l’organisation et partagerez régulièrement vos analyses avec le Chef d’entreprise. En qualité de Responsable Administratif d’Entreprise, vous serez accompagné(e) par une équipe en charge de l’administration des commandes, facturation, gestion du parc automobile et informatique de l’entreprise.

A ce titre, vous aurez pour principales missions :

Le pilotage du processus client

- Création et ventilation des budgets dans l’outil SAP ;

- Enregistrement des commandes et des factures clients ;

- Analyse et suivi des actualisations de prix de vente ;

- Suivi hebdomadaire des créances clients et réalisation de reportings mensuels.

Le management des missions

- Pilotage des moyens généraux (parc véhicule, informatique, téléphonie) ;

- Pilotage de l’activité administration des ventes ;

- Echanges et partages avec le réseau finance de la société.

La gestion des clôtures mensuelles

- Suivi des pointages (absences / présences) de l’entreprise ;

- Refacturation intragroupe d’une partie de l’activité opérationnelle (entre autres) et saisie des écritures analytiques ;

- Analyse et suivi des frais généraux ;

- Réalisation de reportings et KPI financiers ;

- Mise à jour des tableaux de bords mensuels ;

- Suivi des résultats d’exploitation mensuels (valeurs d’échanges) ciblées par la Direction.

La gestion des arrêtés trimestriels

- Suivi des résultats d’exploitation trimestriels de l’ensemble des affaires de l’entreprise ;

- Consolidation des prévisions commerciales (AIPC) en lien avec les opérationnels ;

- Projection de l’activité et des écarts d’affectation sur l’exercice comptable N.

La réalisation du budget annuel d’entreprise

- Projection de l’activité et des écarts d’affectation sur l’exercice comptable N+1.

Le suivi administratif divers

- Gestion des contrats de sous-traitance ;

- Validation des commandes d’achat ;

- Suivi des notes de frais ;

- Gestion de l’administration des droits au réseau d’entreprise ;

Cette description prend en compte les principales missions, elle n’est pas limitative.


Formation et compétences :

- Diplômé(e) d’un Bac+5 en finance, comptabilité ou contrôle de gestion, vous êtes actuellement à la recherche d’une nouvelle opportunité en CDI et justifiez d’une expérience réussie de 5 ans minimum (hors stages et alternances) sur un poste similaire comprenant des missions en contrôle de gestion et une dimension managériale.

- Animé(e) par le relationnel, vous êtes reconnu(e) pour vos capacités d’analyses, de vision d’ensemble, d’esprit de synthèse.

- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel notamment) à un niveau intermédiaire / avancé.

- SAP n’a plus de secret pour vous.

Savoir-être indispensables :

- Capacité d’adaptabilité, de réactivité et de proactivité

- Rigueur accrue et sens de l’organisation

- Capacité d’analyse et esprit de synthèse

- Autonomie et sens des responsabilités

- Sens de l’écoute et de la communication

- Force de proposition et à la recherche constante de solutions d'amélioration

Chez VINCI Facilities, le CESAR représente les valeurs portées au quotidien par les collaborateurs : Confiance, Esprit d’entreprendre, Solidarité, Autonomie et Responsabilité.

Si vous vous reconnaissez dans cette description, n’hésitez plus ! Postulez directement depuis la plateforme VINCI Jobs.


Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages :

- titres restaurants

- plan d’épargne entreprise

- participation – intéressement

- 12 RTT annuels

- prime annuelle de bilan dans le cas de l’atteinte des objectifs fixés

- télétravail (1 jour par semaine)

Poste à pourvoir à partir dès que possible

Entité

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition environnementale en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Ses équipes déploient des technologies et des solutions multitechniques sur mesure, de la conception à la réalisation, l'exploitation et la maintenance. Ancrées dans leurs territoires, agiles et innovantes, ses plus 2 100 entreprises sont au cœur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables. VINCI Energies vise une performance globale, attentive à la planète, utile aux hommes et solidaire des populations.