Au plus près de la Direction Générale, vous assurez un rôle d'assistanat exécutif orienté projet et coordination de la DG en apportant un soutien à la fois organisationnel, administratif et opérationnel au quotidien. Vous veillez à la bonne gestion des agendas, à la préparation des réunions, à l'organisation logistique ainsi qu'au suivi des dossiers de la Direction Générale, afin de garantir un fonctionnement fluide et efficace.
Au-delà de ces missions d'assistanat, vous intervenez également comme appui dans la coordination et le suivi de projets transverses, en contribuant à structurer les sujets, faciliter la circulation de l'information et assurer le suivi des actions engagées.
Dans cet environnement exigeant et en forte interaction avec les équipes internes, vous jouez un rôle clé dans l'organisation, la priorisation et la bonne exécution des initiatives, avec un objectif : permettre à la Direction Générale de se concentrer pleinement sur les enjeux stratégiques de l'entreprise.
Vos missions :
Pilotage opérationnel et suivi des projets
* Structurer les sujets confiés par la Direction Générale en plans d'action clairs et opérationnels
* Assurer le suivi des projets stratégiques et veiller au respect des délais et des engagements
* Transformer les échanges (réunions, mails, notes) en actions concrètes et priorisées
* Identifier les points de blocage et anticiper les risques ou retards potentiels
* Coordonner les différentes parties prenantes internes et externes impliquées dans les projets
* Préparer des notes de synthèse et briefs opérationnels en amont des réunions de direction
* Assurer un suivi rigoureux des priorités et décisions de la Direction Générale
Organisation et coordination du quotidien de la Direction Générale
* Gérer des agendas complexes et évolutifs, en priorisant les sollicitations (prise de RDV, traitement courriers, gestion e-mails, etc.)
* Optimiser l'organisation du temps de la Direction Générale afin de maximiser l'efficacité des journées
* Organiser les déplacements professionnels (réservations, logistique, suivi)
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques (clients, délégants, etc.)
* Accueillir physiquement les rendez-vous
* Coordonner la logistique des réunions et événements (comité de pilotage hebdomadaire et/ou mensuels)
* Rédiger, mettre en forme et assurer la diffusion de documents (courriers, rapports, notes, présentations)
* Assurer le suivi des signatures et la validation des documents
* Saisir et suivre les notes de frais, assurer leur validation après présentation
* Suivre le processus de validation des commandes d'achat dans Sage
* Mettre en signature les documents dans le respect des procédures internes (relecture, vérification contractuelle et juridique)
* Garantir une circulation fluide de l'information entre la direction et les interlocuteurs internes ou externes
Structuration des outils et amélioration des process
* Mettre en place et maintenir des outils de suivi des projets et des priorités (Notion ou équivalent)
* Structurer l'information afin de garantir une vision claire et partagée de l'avancement des sujets
* Contribuer à l'amélioration continue des modes de fonctionnement et des processus
* Veiller à la traçabilité des décisions et des informations stratégiques
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