La secrétaire médicale est placée sous l'autorité de la Responsable du secrétariat médical. Le service est composé de 4 personnes, qui se partagent le travail de 4 unités (3 services d'hospitalisation complète et l'hôpital de jour). La secrétaire travaille en binôme avec une 2nde secrétaire médicale. Elles sont en charge de 2 services d'hospitalisation pilotés par 2 médecins.
Missions communes à tous les services :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients et de leurs familles
- Assurer la tenue du dossier patient en soutien du médecin, saisir les courriers, remettre en forme les comptes rendus de sortie des patients
- Participer aux staffs d'équipe,
- Assurer le classement & l'archivage des dossiers patients
- Participer aux instances Qualité (Cellule d'identito-vigilance, ...) en tant que référente du secrétariat et être en soutien de l'organisation des réunions (ordre du jour et comptes-rendus)
Focus sur les services d'hospitalisation
- Participer aux commissions d'admission et organiser l'entrée des patients dans le service d'hospitalisation en lien avec les soignants des unités concernées et le service adresseur
- Prendre les rendez-vous de radiologie et d'examens complémentaires des patients hospitalisés, nécessaires à la prise en charge
- Organiser les transports sanitaires (transports VSL, ambulances) nécessaires aux examens et retours au domicile
- Organiser les réunions pluridisciplinaires avec les familles (convocation et mise en page du compte-rendu dans le dossier patient) pour travailler sur le projet de sortie
- Préparer le dossier de sortie du patient
Focus sur l'hôpital de jour :
- Accueil physique des patients, par demi-journée et émargement à leur arrivée
- Organisation des consultations de suivi médical des patients
- Contrôle des mouvements saisis dans la GAP en vue de la facturation, chaque semaine
Qualités professionnelles requises :
- Capacité d'écoute
- Sens du travail en équipe
- Rigueur, bonne capacité rédactionnelle
Qualifications requises :
- Diplôme de secrétaire médicale
Expérience souhaitée : Expérience de 2 ans requise, expérience en milieu hospitalier souhaitée
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