Missions principales:
L'assistant(e) logistique et administratif assure la circulation quotidienne et sécurisée des documents, courriers, colis et fournitures entre les différents sites du Théâtre de la Ville, en particulier entre les Théâtres Sarah Bernhardt et Les Abbesses.
Il/elle contribue activement au bon fonctionnement logistique et administratif du Théâtre en prenant en charge le traitement du courrier, les courses internes et externes, la gestion des fournitures de bureau ainsi que la gestion des stocks des petites et moyennes fournitures.
Il/elle participe également au suivi du cadre budgétaire consacré aux fournitures, garantissant une gestion rigoureuse et optimisée des ressources matérielles.
Activités principales:
1 - Courrier et courses
- Collecter, trier, affranchir le courrier,
- Assurer la circulation interne et externe du courrier sur les différents sites du Théâtre de La Ville,
- Réaliser les courses externes régulières entre les deux sites : Le Sarah Bernhardt et Les Abbesses, plusieurs fois par jour, pour transporter documents, dossiers administratifs, contrats, invitations, affiches et petits colis,
- Déposer et retirer le courrier et les colis auprès de La Poste, coursiers, transporteurs ou partenaires externes,
- Effectuer des courses ponctuelles en ville pour les besoins des services (documents administratifs, achats urgents .),
- Tenir à jour un registre des envois, réceptions et déplacements.
2 - Gestion des fournitures de bureau, enveloppes et papier à en-tête
- Recenser les besoins en fournitures auprès des différents services administratifs, techniques et artistiques,
- Passer les commandes auprès des fournisseurs référencés dans le respect des procédures internes,
- Réceptionner, contrôler, ranger et répartir les fournitures sur les différents sites.
- Gérer le stock d'enveloppes et de papier à en-tête : approvisionnement régulier, suivi des consommations, anticipation des besoins et réassort en lien avec les services concernés,
- Tenir à jour un inventaire précis de ces consommables essentiels, assurer leur disponibilité en continu et signaler tout risque de rupture.
3 - Suivi budgétaire
- Participer au suivi du budget alloué aux fournitures de bureau,
- Enregistrer les commandes et dépenses et signaler toute évolution ou dépassement éventuel,
- Contribuer à la mise en place et au développement d'outils simples de suivi (tableaux de bord, bilans périodiques),
- Être force de proposition pour améliorer l'efficacité et la maîtrise des coûts liés aux achats courants.
4 - Logistique interne et appui administratif aux services
- Assurer de petits transferts de matériel, documents ou équipements entre bureaux, ateliers, salles de répétition ou espaces de travail,
- Participer à la mise en place de la logistique lors d'événements internes, réunions, conférences ou assemblées,
- Veiller au respect des consignes de sécurité, au bon usage des véhicules et matériels confiés, et signaler tout incident ou dysfonctionnement.
Compétences requises:
SAVOIR-FAIRE
- Connaissance des procédures de gestion du courrier et de la logistique interne,
- Organiser efficacement ses tournées et gérer les priorités,
- Bonne connaissance du réseau urbain parisien.
- Notions de base en gestion de stock, approvisionnement et suivi budgétaire,
- Gérer un stock et suivre des commandes (y compris enveloppes et papier à en-tête).
- Utiliser les outils bureautiques de base (messagerie, tableurs, logiciels internes).
- Contribuer au suivi d'un budget et renseigner des indicateurs de consommation.
SAVOIR-ETRE
- Fiabilité, ponctualité et rigueur,
- Réactivité, autonomie et adaptabilité,
- Discrétion et respect de la confidentialité,
- Bonne présentation, aisance relationnelle, esprit d'équipe et sens du service.
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