DESCRIPTION DU POSTE
Le gestionnaire administratif est linterlocuteur privilégié des Assistants Familiaux et des Maisons Sociales de Proximité, selon une répartition sectorisée, pour toute question relative aux règles de gestion des familles daccueil. Il veille à la bonne application des procédures, à lactualisation des documents et à la fiabilisation des données, pour permettre le paiement des salaires, des prestations, frais kilométriques et frais divers. Il procède à la vérification des pièces justificatives en référence aux règles de gestion inscrites dans le guide accueil familial et dans le RDAS. Il travaille en étroite collaboration avec les équipes des MSP et lUnité dAccueil et dAccompagnement Professionnel du Service Accueil Familial et en lien constant avec lunité Paie de la DRH et le Service Administration et Finances du Pôle des Solidarités. Il oriente lassistant familial dans ses demandes et lui apporte un soutien administratif. Le·la candidat·e retenu·e sera chargé·e, de la gestion
Contrats daccueil
Réceptionner, imprimer, mettre à la signature, scan web@se (renommage) ;
Contrôler les dates, noms, lien avec les congés annuels, lien avec les référents ASE pour les motifs de relais liens avec les MSP (mise à jour tableau) ;
Répondre aux tableaux dobservations transmis par la DRH ;
Gérer ladaptation de web@accueillant.
Prestations
Vérifier les informations transmises par les MSP, demandes de corrections, régularisations ;
Contrôler et pointer les justificatifs ;
Établir les certificats administratifs pour récupérer les sommes, lien avec la comptabilité (SAFI) ;
Lien avec les instructeurs MSP.
Frais kilométriques et frais divers
Contrôler les Ordres de Missions, les attestations dassurances, les autorisations de circuler ;
Contrôler les justificatifs motifs, dates ;
Découpage des frais divers/frais déplacements ;
Exporter les frais de déplacements et frais divers ;
Intégration dans le X.
Gestion administrative des congés des assistants familiaux
Contrôler les dates et mettre en adéquation avec les contrats de remplacement ;
Mettre à la signature et enregistrer les congés,
Gérer le décompter et suivi dans le tableau de bord ;
Assurer le suivi administratif.
Appui administratif pour les assistants familiaux
Appels téléphoniques accompagnement, informations, réorientation ;
Déplacements sur les MSP ;
Participer à la formation des 60 heures (partie administrative).
Autres tâches administratives
Envoi des arrêts de travail à la DRH et mise à jour dun tableau de bord en lien avec la DPSBET ;
Suivi de lactualisation des agréments (lien avec la PMI) ;
Traitement de courriers arrivés ;
Secrétariat administratif sur des missions ponctuelles.
Activités ponctuelles
Courriers ;
Soutien et intervention auprès des MSP pour la gestion des contrats et des prestations ;
Référent web@accueillant.
Conditions dexercice du poste
Adaptation au calendrier de paie et au calendrier comptable pour les périodes de saisie ;
Continuité de service entre les différents gestionnaires ;
Éligible au télétravail ;
Le bureau se situe à Perpignan.
Relations fonctionnelles
Interne MSP, Assistants Familiaux, Direction Enfance Famille, DRH, SAFI, DSI ;
Externe Autres départements, Développeurs.
PROFIL DU CANDIDAT
Savoirs
Connaissance du statut et de la législation des Assistants Familiaux ;
Connaissance de la législation concernant la protection de lEnfance ;
Maîtrise des logiciels EKSAE, web@accueillant, web@se ;
Compétences rédactionnelles.
Qualités et Savoir-être
Réactivité ;
Rigueur et souplesse ;
Capacité découte ;
Gestion du stress ;
Disponibilité.
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