Gestionnaire administratif f.h (h/f)

RESPONSABILITÉS :

POSITIONNEMENT
Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de l'IAE et de la responsable du pôle insertion professionnelle.
MISSIONS
Le.a gestionnaire administratif (H/F) travaille au sein du Pôle Insertion professionnelle de l'IAE et assure plusieurs missions.
ACTIVITES
Gestion administrative des contrats d'alternance et des conventions de stage :
- Accompagner les étudiants et les entreprises dans leurs démarches liées aux stages et à l'alternance (cf. questions réglementaires, nature des contrats, calendriers...),
- Assurer la mise en place des contrats et des conventions et leur suivi,
- Assurer le lien entre les entreprises, les CFA, les responsables pédagogiques, les services administratifs de l'IAE et de l'UJM,
- Contribuer à mettre en place et alimenter des tableaux de bords avec des indicateurs,
- Tenir à jour les procédures et modèles de documents liés à la gestion des stages et de l'alternance, afin d'assurer la continuité et la fiabilité des pratiques.
Accompagnement les étudiants dans leur recherche de contrats et de stage
- Assurer un conseil de premier niveau auprès des étudiants en recherche d'alternance ou de stage,
- Travailler en lien avec la chargée d'insertion professionnelle de l'IAE et Cap Avenir pour identifier les besoins en accompagnement spécifique des étudiants,
- Recueillir, rechercher, traiter et diffuser les offres d'alternance et de stage,
- Réaliser une veille sur les évolutions légales relatives aux stages et à l'apprentissage,
- Être facilitateur ou facilitatrice auprès des entreprises.
Appui événementiel :
- Participer à l'organisation logistique et matérielle des événements organisés par la cellule insertion pro (bon de commande, réservation des lieux, installation...),
- Créer les supports de communication et en assurer la diffusion,
- Assurer le suivi administratif avant et après les événements (mesure d'impact, mise à jour des contacts, reporting...).
Missions complémentaires :
- Gérer et alimenter la base de données des contacts professionnels,
- Être en appui au développement et à la gestion du réseau des Alumni,
- Être en appui à la réalisation des enquêtes (devenir des diplômés...) et participer aux enquêtes Qualité.

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES PROFESSIONNELLES
- Avoir une bonne connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur,
- Connaître l'offre de formation de l'IAE de Saint-Etienne.
- Savoir anticiper et avoir le sens de l'organisation.
- Savoir prendre des initiatives et hiérarchiser les priorités.
- Savoir structurer et gérer la confidentialité des informations (exploitation d'un outil CRM).
COMPETENCES OPERATIONNELLES
- Posséder une bonne expression orale et écrite.
- Maîtriser l'environnement bureautique (Word, excel, powerpoint).
- Maîtriser un outil de création graphique (Canva, etc.)
- Capacité à utiliser des outils collaboratifs (Moodle, Webex, Drive, etc.) et les réseaux sociaux (LinkedIn).
SAVOIR ETRE
- Savoir travailler en autonomie et en équipe.
- Avoir le sens du contact et un bon relationnel.
- Être capable de s'adapter aux différents interlocuteurs.
- Être polyvalent.
- Être réactif et procréatif.