Gestionnaire évènementiel (f/h)

Mission principale

Sous la responsabilité du directeur adjoint du Collège doctoral en charge de la communication et de la Maison du doctorat, le.la gestionnaire évènementiel assure ses missions plus spécifiquement au sein du pôle Evènementiel. Il/elle a en charge la conception et la gestion d’évènements à haute visibilité (Forum du doctorat, Journée d’accueil des doctorants, Cérémonie des docteurs, PhD Party), et collabore également aux autres événements comme Ma thèse en 180 secondes (MT180) et les Prix de thèse.



Activités

* Planifier les tâches, suivi du planning

* Préparer et organiser les réunions avec les intervenants

* Apporter un support au travail des intervenants

* Gérer les formalités administratives, réserver les ressources et/ou l’achat de matériel et équipements

* Assurer la coordination entre les services internes du Collège et de l’UGA ainsi que les prestataires pour les demandes de devis, bons de commandes, services faits et les facturations

* S’assurer que toutes les dispositions ont été prises pour la sécurité des personnes et des biens, des installations et des infrastructures pour l’évènement avec les services concernés

* S’assurer que la communication est réalisée et lancée en temps et en heure avec les relances éventuelles, la publier sur le site internet, et suivre les inscriptions.

* Venir en appui logistique et administratif pour l’organisation des évènements en amont, le jour J et après l’évènement.