Assistant(e) de direction organisation des équipes paramédicales (h/f)

Votre mission
Rattaché(e) à la Directrice adjointe et en lien étroit avec le Cadre supérieur de santé, vous êtes le véritable pivot organisationnel du pôle paramédical.
Vos principales missions :
- Assurer l'accueil, le secrétariat et le suivi de dossiers pour le service Organisation des équipes paramédicales (gestion d'agendas, préparation des réunions, suivi des décisions).
- Manager au quotidien l'équipe des secrétaires de résidence et contribuer à l'harmonisation des pratiques.
- Organiser et suivre les différents COPIL, groupes de travail et comités (convocations, comptes rendus, tableaux de suivi, etc.).
- Assurer un suivi rigoureux des PAP - Projets d'Accompagnement Personnalisés (planning, traçabilité, audits).
- Participer à la gestion des plannings des équipes paramédicales (saisies, validations mensuelles, congés, heures supplémentaires, états compteurs).
- Gérer les demandes de stages (IFSI, IFAS, lycées) : suivi des candidatures, conventions, courriers de réponse, lien avec les organismes de formation.
- Contribuer aux recrutements paramédicaux en lien avec les ressources humaines (organisation des entretiens, relation avec le cadre supérieur de santé).
- Assurer le remplacement du secrétariat de Direction pendant les périodes de congés.
Les atouts du poste
- Un poste au cœur de l'organisation paramédicale d'un EHPAD de grande taille, avec un périmètre transversal sur l'ensemble de l'établissement (-550 agents).
- Une grande diversité de missions : secrétariat de direction, coordination, pilotage de dossiers, management d'équipe, relations avec de nombreux interlocuteurs (direction, responsables de résidences, équipes pluridisciplinaires, organismes de formation, médecins, IPA, services support.).
- Un environnement de travail structuré : temps de travail à 37h30 avec 14 RTT, au sein des Résidences de Bellevue, bureau partagé et équipement informatique dédié.
Ce poste conviendra particulièrement à une personne qui aime gérer les priorités, être au centre des échanges et contribuer concrètement à la qualité de l'accompagnement des résidents.
Profil recherché
Prérequis :
- Connaissance du fonctionnement d'un EHPAD public autonome ou d'un établissement sanitaire/médico-social public.
- Diplôme de niveau 5 en assistanat de gestion ou équivalent.
- Maîtrise experte de la suite bureautique et aisance avec les outils informatiques (tableaux croisés dynamiques) Formation sur logiciel métier prévue
Compétences attendues :
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement et d'archivage.
- Capacité à accueillir et renseigner des interlocuteurs variés (professionnels, familles, stagiaires.).
- Excellentes qualités rédactionnelles (courriers, comptes rendus, dossiers, PV).
- Sens de l'organisation, priorisation des tâches, respect des délais.
Aptitudes :
- Goût du travail en équipe et sens du service public.
- Aisance relationnelle auprès d'interlocuteurs multiples (direction, responsables de résidences, équipes, partenaires).
- Réactivité, adaptabilité, capacité à prendre des initiatives dans son champ de compétences.
Conditions d'emploi:
- Poste permanent à temps plein CDD d'un an.
- Statut : fonction publique hospitalière
- Salaire : à négocier en fonction des compétences
- Lieu d'exercice : EHPAD Les Résidences de Bellevue

Experience: Débutant accepté

Compétences: Protocoles de soins,Apporter un appui technique au personnel,Concevoir des protocoles de soins,Contrôler les règles de Qualité, Hygiène, Sécurité, Santé et Environnement (QHSSE),Expliquer et faire respecter les règles et procédures

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.