Vos missions en quelques mots Placé(e) sous l'autorité de la DGA RESSOURCES HUMAINES, vous assisterez la DGA RH en termes d'accueil, de gestion, de suivi des dossiers et de communication d'informations. Etabli et gère les tableurs ou indicateurs de pilotage de la DGA RH Assure la gestion des dossiers administratifs Assure l'accueil téléphonique et physique Traite et suit les logiciels de traitement du courrier Réceptionne, traite et réalise le suivi des parapheurs Procède aux réservations de salles Transmet les convocations aux agents Réalise et met en forme les documents divers Trie, classe et archive les documents divers Réceptionne, trie et enregistre les courriers et courriels Saisit, met en forme, scanne des documents divers S'assure de la bonne syntaxe des documents Renseigne et actualise des tableaux de bord ou une base d'information Réceptionne et transmet les documents aux différents services pour traitement Rédige les courriers administratifs Assure l'intérim de l'assistante de direction rapprochée de la DGA RH en cas d'absence Traite les contacts de la DGA RH : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs Profil recherché Procédures administratives de la Collectivité Outils bureautiques et collaboratifs Techniques de secrétariat Fonctionnement du standard téléphonique Techniques d'accueil téléphonique Procédures de traitement de courrier Procédures et circuits de validation de la Collectivité Logiciel de traitement de texte (Word) Logiciel tableur (Excel) Langue française Localisation des sites de la Collectivité et de ses partenaires Organisation et fonctionnement de la Collectivité Technique d'accueil, d'écoute et négociation Savoir-faire Analyser les priorités Rédiger et assurer le suivi d'un document administratif Travailler en équipe Communiquer avec des interlocuteurs-rices varié-es Diffuser une information, une publication Accueillir du public Adopter l'attitude et le langage approprié en fonction du public Prendre un message Appliquer les procédures de classements et d'archives Gérer un planning de réservation de salle Rédiger et assurer le suivi d'un document administratif Vérifier la conformité des dossiers avec les procédures administratives Planifier des rendez-vous Gérer les réclamations Agir en situation de stress Alimenter et mettre à jour des tableaux de bord Analyser les priorités Analyser un besoin Analyser une information, un document, une règlementation Appliquer les règles de confidentialité Conseiller une personne, un groupe Conseiller et informer les agents Exécuter des consignes Recueillir et analyser des informations Respecter les délais impartis Synthétiser des informations Travailler en équipe Travailler en transversalité Savoir-être Esprit de synthèse Etre rigoureux Avoir l'esprit d'équipe Faire preuve de discrétion et réserve professionnelle Sens de l'organisation Sens de l'initiative Sens des relations humaines Sens des responsabilités Sens de l'innovation/créativité Sens de l'analyse Réactivité Maitrise de soi Etre autonome Etre à l'écoute Curiosité intellectuelle Aptitude à l'écoute Capacité à communiquer Capacité d'adaptation Aisance relationnelle Conditions d'exercice Moyens mis à a disposition Ordinateur Téléphone fixe Bureau
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