Référence CSP: O094240/415000498
Ce poste est rattaché au pôle Renouvellement urbain mais doit faire fonctionner en coordination les missions d'assistanat des pôles Aménagement et Planification et Renouvellement Urbain.
MISSIONS GENERALES DU POSTE : Assure en complémentarité des assistantes de pôles, des missions de coordination administrative et financière pour le compte des deux pôles :
Relations aux partenaires
* Assure un lien permanent avec l'assistante de la DGA et avec les autres assistantes de pôles, direction générale...
* Assure le contact avec les autres collectivités et partenaires extérieurs
* Gère les moyens logistiques et matériels/lien avec le pôle numérique pour les besoins ou problèmes d'informatique, téléphonie et l'arrivée des agents.
Coordination administrative
* Tient à jour le tableau de suivi des effectifs des pôles
* Tient à jour le tableau de suivi des délibérations pour les deux pôles
* Gestion administrative du courrier arrivés et départs du pôle
* Met en forme et édite des documents (courriers, notes, fiches projets, relevé de discussions, conventions, suivi des DIA...) ;
* Organise et met à jour, les sharepoints des 2 pôles et du sharepoint commun
* Assure la mise en archive papier et numérique
* Organise les réunions et préparation de ces dernières en lien avec les moyens généraux (réservations des salles, disposition, demande de matériel...)
* Organise les réunions de coordination EPA/EPT
* Organise les réunions de coordinations RU/Aménagement/Pôle voirie cycle de l'eau
* Organise les « Ateliers projets urbains » (3 fois/an) : ordre du jour, organisation logistique, rédaction des comptes rendus...
Suivi budgétaire et financier
* Coordonne le suivi financier global du pôle aménagement et planification et met à jour les tableaux de suivi financier
* Fait le lien avec le secteur exécution budgétaire en cas de difficulté au niveau des factures, bons de commande, suivi de marchés...
* Travaille en collaboration avec le/la chargé de mission ingénierie financière du pôle Renouvellement Urbain
* Prend attache avec les partenaires ou prestataires en cas de problème financier ou administratif
Management
* Assure le management hiérarchique ou fonctionnel des secrétaires des pôles Aménagement et Planification et Renouvellement Urbain ; l'objectif étant d'assurer un pool qui permettra l'accompagnement permanent des pôles
* Tient à jour le planning de présences des assistantes
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Structures de coopération territoriale
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