Responsables des admissions et appui a l'accueil (h/f)

Le (la) responsable des admissions est en charge de la gestion complète du processus d'admission des résidents, depuis la première demande d'information jusqu'à l'entrée effective dans l'établissement et la gestion administrative des départs. Il/elle assure un rôle central dans l'accueil, l'orientation et l'accompagnement des familles, en garantissant un service et une écoute de qualité.
Il/elle contribue également à l'image positive de l'EHPAD en participant à l'accueil physique et téléphonique du public.
Activités principales
1. Gestion des demandes d'admissions
- Information et conseil aux familles sur les modalités d'admission, le fonctionnement, les tarifs, les aides possibles.
- Gestion des visites d'établissement.
- Réception, analyse et suivi des demandes d'admission (Via Trajectoire ou autres canaux).
- Organisation des visites de préadmission
- Coordination interne avec les services soins, hôtellerie, blanchisserie, restauration et animation pour préparer l'arrivée du résident.
- Admission effective et administrative des nouveaux résidents.
- Tenue à jour des tableaux de bord relatifs aux admissions.
- Organisation et animation de visioconférences avec les partenaires du secteur médico-social dans le cadre de l'HTSH.
2. Gestion administrative des départs (transferts, retours à domicile, décès) en collaboration avec l'agent d'accueil
- Prévenir le personnel.
- Recevoir les proches et expliquer les démarches administratives nous concernant.
- Prévenir les instances administratives et sociales (trésor public, département, CPAM.).
- Préparer le dossier en vue de la libération de caution le cas échéant.
2. Appui administratif
- Saisie, suivi des dossiers résidents dans le logiciel de gestion et dans le dossier papier (coordonnées des référents, protections juridiques, profils de facturation.).
- Transmission des informations nécessaires aux autres services (accueil, soins.).
- Suivi des demandes d'APA en relation avec le service facturation (préparation et envoi des demandes, classement des notifications et mise à jour des GIR dans les dossiers).
- Collaboration avec la direction pour l'élaboration et la mise à jour des documents administratifs liés à l'admission (contrat de séjour, livret d'accueil, pièces justificatives, etc.).
- Suivi de certains indicateurs de pilotage et enquêtes en lien avec la direction et le médecin coordonnateur (taux d'occupation, origine des demandes, mesures de protections.).
- Archivage, classement.
3. Appui à l'accueil (renfort ou remplacement) et communication
- Accueil physique et téléphonique des familles, visiteurs et partenaires.
- Information et orientation des interlocuteurs selon leurs besoins.
- Gestion de la messagerie générique et du standard.
- Réservation des repas visiteurs ou des sorties chez les proches.
- Commandes diverses (consommables, livrets d'accueil, fleurs...).
- Gestion du courrier (distribution et affranchissement)
- Suivi de RESID ESMS, mailing listes, tableau des anniversaires.
- Participation à la communication interne et externe de l'établissement (journées portes ouvertes, réunions d'information, communications aux familles.).
Savoirs et connaissances
- Bon niveau d'expression écrite et orale.
- Connaissance du secteur médico-social et de la réglementation des EHPAD.
- Connaissance du processus d'admission et des aides sociales liées à la dépendance.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, logiciel métier BL Résident ou équivalent).
Savoir-faire
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur.
- Qualités relationnelles et sens de l'écoute.
- Savoir adapter sa communication à des publics variés (familles, personnes âgées, partenaires médico-sociaux).
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
- Organisation