Chargé de scolarité

Contexte

Un poste de chargé(e) de scolarité est ouvert en CDI à l’Ecole Européenne de Sciences Politiques et Sociales (ESPOL) dans le cadre d’une création de poste. Prise de fonction: 1er septembre 2025

Missions

Accueil et interface avec l’extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiant(e)s, enseignant(e)s, etc.).
* Favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Recevoir les étudiant(e)s et les enseignant(e)s pour toutes questions relatives à leurs études (absences, choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes.

Lien et suivi des étudiant(e)s

* Assurer le lien entre les étudiant(e)s et les enseignant(e)s en collaboration avec la responsable de scolarité et la direction pédagogique.
* Assurer le suivi des étudiant(e)s et alerter la responsable de scolarité et la direction pédagogique en cas de difficulté (absences, notes, difficultés particulières).

Gestion administrative de la scolarité

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et/ou archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, tableaux, planning étudiant et enseignant, etc.); notamment diffuser des informations à destination des étudiant(e)s sur le site Agora ou mail.
* Réceptionner, trier, transmettre/envoyer les copies à corriger; suivre, réceptionner, saisir, publier les notes.
* Gérer la production de polycopiés des guides d’étude, en lien avec le service reprographie via le logiciel adéquat.
* Encoder les maquettes pédagogiques ainsi que les modalités d’évaluation de chaque matière sur Agora. Diffuser. Préparer et mettre en forme les emplois du temps, puis les saisir dans l’outil dédié pour la réservation des salles.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules.
* Contrôler les absences conformément au règlement des études d’ESPOL. Alerter la responsable de scolarité ou la direction pédagogique si absences répétées.
* Créer et suivre les éventuelles modifications des groupes de TD/TP/cours optionnels.
* Paramétrer, éditer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Préparer les dossiers des cas particuliers pour délibération/étude lors des jurys (relevés des notes, évaluations, etc.).
* Organiser l’information des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec la responsable de scolarité et la direction pédagogique.

De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement de l’année universitaire.

Organisation logistique

* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Collaborer avec la responsable de scolarité lors de l’organisation des examens, jurys et le contrôle continu: planification, édition des listes d’étudiants, réservation de salles et matériels, remise des copies, encodage des notes, etc.
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels des séances non-enseignées et veiller à la réalisation des heures totales par cours. Informer la responsable des études en cas de difficulté.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux ; modifier les attributions de salles si nécessaire. Mettre en place les salles pour les cours / examens et vérifier la disponibilité des matériels.
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiant(e)s (réunion de consultation de copies, évaluation des enseignements, etc.):
* Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, portes ouvertes etc.).

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

* Diplôme de bac + 2 minimum, dans le domaine de la gestion et de l’administration ou expérience professionnelle équivalente.
* Pratique de la langue anglaise.
* Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
* Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé et rigoureux, être disponible et avoir le sens du service
* La maitrise d’Agora, Hyperplanning et iCampus serait un plus.

Ce que nous proposons :

* Salaire : 2092.19 euros bruts mensuels
* 194 jours travaillés (pour une année complète)
* 6 semaines de congés payés (pas la première année)
* 27 jours de RTT (selon la date d’arrivée/sur une année complète)

Prise à congés

* 4 semaines obligatoires (trois semaines pour les nouveaux embauchés) l’été
* Environ 10 jours pour la période de fermeture pendant les vacances scolaires de Noël

Avantages sociaux

* Titres restaurant d’une valeur de faciale de 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%) – Distribution de 190 tickets par an (pour un temps complet)
* Mutuelle/Prévoyance
* Divers bons cadeaux distribués par le Comité d’Etablissement.
* Télétravail possible à raison de 1 à 2 jours en moyenne par semaine (après 6 mois d’ancienneté) après accord du manager et selon l’activité du service/de l’entité.
* Forfait mobilité durable donnant droit à la prise en charge des abonnements transport à hauteur de 75% de l’abonnement.

Depuis 1875, l’Institut Catholique de Lille est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et du secteur sanitaire et médico-social, au nord de Paris. Héritier d’un riche patrimoine et porté par des valeurs chrétiennes et humanistes, il incarne une vision holistique de l’enseignement, de la recherche, de la santé et de l’action sociale.

Composé de 12 établissements d’enseignement, 6 unités de recherche et implanté sur 5 campus, il couvre l’ensemble des champs disciplinaires et propose 100 filières de formation. Pour nos 950 collaborateurs, travailler prend une nouvelle dimension : celle d’une aventure où chaque membre de notre équipe contribue à façonner l’avenir de l’enseignement et de la société. La diversité de nos activités implique une grande variété de métiers et d’emplois, reposant sur des compétences, expertises et savoir-faire spécifiques.

Reconnue d’utilité publique et labellisée EESPIG, notre institution, sans actionnaire et à but non lucratif, réinvestit 100 % de ses résultats pour promouvoir l’innovation et pérenniser les actions sociales. Découvrez notre histoire et notre vision sur