Description entreprise :
Envie de rejoindre une entreprise dynamique et à taille humaine sur des projets passionnants ? Rejoignez l'équipe du domaine skiable de l'Alpe d'Huez – SATA.L'Alpe d'Huez, station de ski de renommée internationale à 45 minutes de Grenoble250 km de pistes - altitude 1800 à 3300mAlpe d'Huez, élue meilleure station européenne 2020.SATA Group, exploitant de domaines skiables (Alpe d'Huez, Les 2 Alpes, La Grave) recrute pour l'équipe en charge du festival Tomorrowland Winter :FESTIVAL TOMORROWLAND WINTERTomorrowland, l'un des plus grands festivals de musique électronique au monde, a choisi en 2019 de s'installer, chaque année pour une semaine du mois de mars, dans la station de ski de l'Alpe d'Huez. Fidèle à lui-même et bien déterminé, pour sa version hivernale, à proposer un show tout aussi extraordinaire que celui en Belgique, Tomorrowland a amené à l'Alpe d'Huez tous les ingrédients qui ont fait sa réussite depuis plus de 20 ans : des scènes grandioses et démesurées, des décors à couper le souffle, les plus grands DJ's de la planète (d'Afrojack, Armin van Buuren, Dimitri Vegas & Like Mike, DJ Snake, Joris Voorn, Kölsch, Martin Garrix, Lost Frequencies, pour n'en citer que quelques-uns) pour des sets indoor et outdoor, des festivaliers venus des quatre coins du monde.En mars 2027, le festival organisera sa 7ème édition et accueillera à nouveau entre 22 000 et 25 000 personnes par jour pendant une semaine placé sous le signe du ski et de la musique.• Communication
Description du poste :
· Hébergements locaux
o Éléments essentiels des Packages Festival qui sont proposés dans le cadre du Festival, la gestion et la contractualisation des logements des festivaliers, de l'hospitality, du staff et des prestataires font partie des missions clés dont vous aurez la charge.
o En étroite collaboration avec le partenaire Sunweb et les équipes de Tomorrowland Belgique aussi bien pour les hébergements gérés par des propriétaires individuels, des agences immobilières locales, des conciergeries et en soutien sur les hébergements commerciaux (hôtels, résidences, etc).
o En amont du Festival :
Animation et enrichissement des différentes bases de données de propriétaires afin de rendre efficaces les campagnes de recrutement des propriétaires loueurs pour le festival
Animation et suivi des différents types de communications nécessaires pour activer et sensibiliser les propriétaires de logements locaux nécessaires au bon déroulement du festival.
Travail en équipe avec les différents acteurs locaux (comme Offices du Tourisme, agences immobilières, Mairie, SATA, socioprofessionnels, etc).
Reporting et analyse des rapports hebdomadaires/annuels sur l'activation des hébergeurs dans le cadre du festival.
Négociations avec les hébergeurs (propriétaires individuels, conciergerie, agence immobilière principalement) : demandes de devis, comparaison des offres, suivi des contrats
Planification, construction et mise en œuvre des offres d'hébergement pour le festival
Coordination avec les hébergeurs partenaires avant, pendant et après le festival
Collaboration avec les équipes commerciales de Sunweb, les services Travel et Hospitality de Tomorrowland en Belgique.
o Pendant le festival :
Traitement et suivi des rooming lists du staff et des prestataires (saisie, contrôle, ajustements)
Anticipation et gestion des problématiques logistiques liées à l'hébergement
Réponse aux demandes (email/téléphone) liées aux hébergements
o Après l'événement :
Suivi administratif : facturation, conditions d'annulation, reporting
· Billetterie des activités locales
o En lien direct avec l'équipe de la billetterie du festival en Belgique pour coordonner la commercialisation d'activités de la station auprès des festivaliers.
o En lien direct avec les prestataires locaux pour la préparation de la billetterie, la gestion des demandes sur places pendant le festival jusqu'à la facturation des prestations.
· Socioprofessionnels et communauté locale
o Travail en équipe avec les socioprofessionnels locaux et les autorités locales afin d'unifier tous les acteurs de la station autour du projet.
o Soutien pour bâtir des liens solides et pérennes de confiance entre la communauté locale et le festival.
Profil recherché :
Savoir-faire : • Vous êtes à l'aise en anglais (écrit et parler) permettant de travailler avec une organisation internationale• Aisance relationnelle et rédactionnelle• Goût du travail en équipe et réelle volonté de s'investir dans un projet !• Intérêt pour les événements d'envergure.• Bonne prise en main du Pack Office, notamment Excel, Powerpoint, Odoo, plateforme de vente en ligne• Bonne compréhension des outils de communication (newsletters, création graphique, bases de données, site Internet…)• Bonne organisation, capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur
Savoir-être : • Qualités organisationnelles et aux techniques de gestion de projet ;• Facilités à travailler avec des équipes éloignées ainsi qu'avec les outils de communication à distance ;• Capacité à être pro-actif, autonome et débrouillard ;• Créatif(ve), vous pouvez trouver rapidement des solutions• Grandes qualités de communication orales et écrites• Autonomie, sens de priorités, organisé(e), ponctuel(le), rigoureux(se) et débrouillard(e), curieux(se), bonne humeur, prise d'initiative sont des qualificatifs qui vous ressemblent et que vous voulez mettre à profit.• Porteur des valeurs de l'entreprise : Respect, Engagement, solidarité, Equité, reconnaissance, Écoute
Qualification :• Diplomé(e) Bac +3/5 d'école de commerce, tourisme et/ou événementiel.• Expérience dans le domaine de l'événementiel, du tourisme, des techniques commerciales et de la prospection.• Sensibilité à l'international.• Sensibilité aux techniques de communication locales et nationales.
Les atouts de votre candidature ? • Connaissance de la vie en station de ski et de son écosystème, à l'Alpe d'Huez ou ailleurs.• Réseau de connaissances sur l'Alpe d'Huez.• Première expérience dans l'hébergement événementiel, l'hôtellerie ou la gestion de projets• Solides compétences en matière de négociation et de gestion des parties prenantes• Expérience dans la gestion de réservations en grand nombre ou d'événements de grande envergure• Connaissance des systèmes de distribution et de réservation hôtelière
• CDD de 10 mois avec possibilité de CDI à la suite.• Prise de poste : Dès que possible.• Travail ponctuel en soirée et le week-end, notamment pendant le Festival Tomorrowland Winter.• Déplacements ponctuels mais réguliers à Anvers en Belgique pour des réunions de travail avec les services du siège de Tomorrowland.• Lieu de travail : Alpe d'Huez (38)
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