Apprenti.e chargé de projets évènementiels

L'institut est un établissement public sous tutelle du ministère des Armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.
Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.
Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. Dans ce cadre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international. Au sein de cet Institut, le secrétariat général assure l’ensemble des fonctions de soutien administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement des services.
Le service Campus et Vie Etudiante (CVE), rattaché au secrétariat général, participe à l’élaboration de la stratégie d’attractivité du campus et à l’amélioration de la qualité de l’expérience en matière de vie étudiante à l’ISAE-SUPAERO. Ses activités ont notamment pour objectif la mise en valeur du campus, élément majeur d’attractivité de l’ISAE-SUPAERO et le développement de services d’accompagnement aux étudiants dans leur vie extra-scolaire.
Dans ce cadre, le service s’organise autour de trois pôles :
le Pôle Événementiel, en charge du pilotage et de la coordination de l’activité événementielle sur le campus ;
le Pôle Vie étudiante, interlocuteur privilégié des étudiants et des associations étudiantes pour la vie étudiante sur le campus ;
le Pôle Vie de campus, en charge du suivi du contrat de partenariat (PPP) résidences, de la Concession de Service Public (CSP) de restauration, ainsi que l’accueil, l’optimisation et la mise à disposition des installations sportives.
Enjeux
Au sein du service Campus et Vie Etudiante (CVE), le pôle événementiel pilote et coordonne l’activité événementielle sur le campus et intervient en tant qu’interlocuteur privilégié des porteurs de projets internes ou externes à l’Institut. Il est composé d’un responsable de pôle et d’un chargé de projets événementiels.
L’augmentation du nombre et de la teneur des événements organisés sur le campus nécessite le renforcement de l’équipe actuelle et accroit le besoin en professionnalisation et en compétences.
Le titulaire du poste participe à l’organisation et à la mise en œuvre des différentes manifestations qui ont lieu sur le campus.
A ce titre, il assure des missions de coordination, de gestion opérationnelle ainsi qu’un rôle d’accompagnement et de conseil auprès des porteurs de projets. Il assiste par ailleurs l’équipe événementielle lors d’événements portés spécifiquement par le service CVE en termes de pilotage : journée portes ouvertes, cérémonie de remise des médailles, fête du personnel, remise des diplômes, etc.
A cette fin, il mobilise et coordonne les différentes parties prenantes et travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des services support de l’Institut (logistique, SI, communication, PAO, accueil/sécurité, etc.).
Avec un profil volontaire, dynamique et autonome, le titulaire du poste pourra compter sur l’appui et la supervision de l’équipe événementielle pour développer ses compétences professionnelles et événementielles, tout au long de sa mission. En retour,son niveau d’implication lui permettra, progressivement, de gérer en autonomie certains événements qui lui seront délégués. Il sera un relais important pour faire face à l’intensité de l’activité à certaines périodes de l’année et pour garantir la satisfaction des organisateurs et participants aux événements, de manière plus générale.

Missions
• Gestion et coordination logistique des événements (contributeur ou pilote, selon les cas) :
- Elaborer un rétroplanning des actions à mener et en assurer le suivi
- Réserver des salles et vérifier l’implantation du mobilier à mettre en place, selon la nature de l’évènement
- Coordonner les différents services impliqués et faire du reporting auprès du pilote du projet
- Participer à des groupes de travail en mode transversal dans le cadre de l’organisation d’un événement
- Organiser/animer des réunions de travail, rédiger des ordres du jour et des comptes-rendus
- Réserver et coordonner la mise en place de matériels et mobiliers
- Réserver et suivre la mise en place de matériel audiovisuel et informatique
- Elaborer et mettre en place la signalétique propre à un événement
- Communiquer autour d’un événement en lien avec le service Communication
- Au terme de l’événement : organiser le retour d’expérience et dresser le bilan

• Gestion administrative et financière :
- Elaborer et suivre les budgets propres à chaque événement géré
- Etablir les demandes d’achats, les suivre, les clôturer
- Interagir avec les fournisseurs pour permettre le bon déroulé de la prestation

• Communication :
- Mettre à jour le site intranet du service
- Assurer la communication de l’activité du pôle

• Divers :
- Participer à la vie du service en aidant ponctuellement les autres pôles ou en contribuant à des activités transverses ou collective