Assistant administratif des services techniques

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération selon la grille indiciaire + IFSE + SFT selon situation familiale + participation patronale prévoyance Descriptif de l'emploi L'assistant administratif des Services Techniques assiste le directeur des services techniques dans les tâches administratives du service. L'agent doit posséder des compétences administratives nécessaires au poste, tout en maîtrisant les connaissances propres aux domaines techniques. Missions / conditions d'exercice INDENTIFICATION DES PRINCIPALES MISSIONS :
SECRETARIAT ADMINISTRATIF
•Assurer l'accueil téléphonique des Services Techniques
•Rédiger les avis CU-PC-DP et les arrêtés de permission de voirie et d'alignement
•Rédiger tous les courriers de la direction
•Gérer et suivre les demandes et les réponses de DT-DICT en collaboration avec le directeur
•Utiliser les logiciels bureautiques et métiers
•Echanger avec l'ensemble des concessionnaires de réseau
•Enregistrer et suivre les réclamations des usagers et des riverains des voies communautaires
•Faire établir des devis et assurer le suivi des commandes de fournitures après aval du Directeur des Services Techniques
•Suivre les procédures des marchés publics et aider à la rédaction administrative
•Assurer la gestion des réservations / locations des chapiteaux (plannings, conventions...)
MISE A JOUR DU PATRIMOINE
•Mettre à jour le patrimoine voirie, des Ouvrages d'Art, des bâtiments et du GR de Pays à travers des outils adaptés, en lien permanent avec le Directeur des Services Techniques
•Intégrer tous les travaux dans le SIG
•Intégrer les relevés de données effectués au moyen de la tablette ST
•Renseigner, mettre à jour, et saisir au quotidien les données de travaux en régie dans le logiciel ST
•Prendre le relai sur le suivi administratif et faire le lien entre le prestataire et la DDT dans le cadre des dépôts des DLE en l’absence du Directeur des Services Techniques
•Faire le suivi administratif des opérations de travaux
•Suivi des VGP des engins et des contrôles périodiques des poids lourds en lien avec le chef d'équipe et le Directeur des Services Techniques
CONTROLE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS : TRAVAUX REGIE OU ENTREPRISES
•Contrôler les pièces relatives à l'exécution des chantiers
•Etablir des bilans, rapports et comptes rendus réguliers et adaptés au suivi des chantiers si besoin
•Contrôler la conformité des documents administratifs
•Renseigner les dispositifs d'évaluation et de contrôle de la qualité des services rendus

ACTIVITES TRANSVERSES :
•Accompagner le Directeur des Services Techniques dans la mise en œuvre de la veille juridique dans tous les domaines liés à l'activité du service Profils recherchés DIPLOMES / FORMATIONS REQUIS
•Diplôme/Titre attendu : minimum baccalauréat technologique ou baccalauréat professionnel dans le secteur administratif
•Expérience professionnelle : exigée sur poste similaire

CONNAISSANCES NECESSAIRES ET SAVOIR-FAIRE
•Fonctionnement et rôle des collectivités et établissements publics
•Instances, processus et circuits de décision de la collectivité
•Connaissances dans les domaines techniques et réglementaires en matière de bâtiment, voirie, urbanisme, développement durable
•Notion de définition du Domaine Public Routier
•Régime juridique du domaine public et les procédures y étant relatives
•Procédures DT-DICT et réforme anti endommagement des réseaux
•SIG routier et cadastre
•Maîtrise des outils bureautique
•Bonne adaptation aux logiciels métiers

APTITUDES ET SAVOIR-ETRE
•Discrétion, sens de la confidentialité
•Rigueur, sens de l'organisation, autonomie
•Réactivité, sens des priorités
•Esprit d'analyse et de synthèse
•Capacité d'écoute, adaptation, diplomatie, disponibilité
•Qualités relationnelles
•Savoir rendre compte de ses activités
•Esprit d'initiative, force de proposition
•Capacités rédactionnelles : rapports d'activités, comptes-rendus, outil de communication