Chargé d’administration & de gestion (f/h)

Meent accompagne l’association Jazzameze/Festival de Thau dans le recrutement de son/sa Chargé(e) d’Administration & de Gestion en CDD.

Jazzameze/ Festival de Thau existe depuis 1991 ; elle est une association d’utilité publique mettant en œuvre un projet culturel artistique et éco-citoyen s’appuyant sur les musiques du monde et actuelles et ancré sur le territoire du Bassin de Thau et de l’Occitanie.

Elle met en place un projet artistique et culturel conventionné orienté sur le développement durable et les musiques actuelles du monde sur le bassin de Thau et la région Occitanie autour de 3 projets principaux :

* Une saison culturelle pendant l’année d’une dizaine de dates ;
* Un festival d’été d’une durée de 10 jours environ sur différents sites sur le territoire ;
* Une fabrique de coopération artistique, le Silo (2 créations / an et 10 périodes de résidence artistique. Elle développe des actions de diffusion, de soutien à la création, d’éducation artistique et culturelle et de développement durable.

Les projets de l’association sont fortement inspirés et motivés par des engagements sociétaux affirmés notamment sur les questions environnementales et de développement durable. Le projet est porté par une vie associative et bénévole riche et dense. L’association est adhérente à plusieurs réseaux départementaux, régionaux et nationaux et a obtenu le label régional sur l’éco-responsabilité des évènements.

Rôle

Sous l’autorité de la présidente et du bureau de l’association, le/la Chargé(e) d’Administration & de Gestion garantit la gestion administrative, budgétaire, juridique et sociale de l’association ainsi que le suivi de la production.

Le/la Chargé(e) d’Administration intégrera une équipe salariée de 2 permanent(e)s (Chargé de Communication et développement des publics et Chargée de production Silo et EAC) complétée par la présence de plusieurs intermittents (2 chargées de production, 1 régisseur général et un directeur technique) et d’une prestataire en infographie et réseaux sociaux à temps partiel, agira sous la responsabilité du conseil d'administration de l'association.

Il est envisagé de recruter un ou une assistante admin et production ;

L’association est adhérente à plusieurs réseaux départementaux, régionaux et nationaux et a obtenu le label régional sur l’éco-responsabilité des événements.


Administration de l'association

* Connaissance du fonctionnement associatif ;
* Préparation et suivi des réunions du Conseil d’administration et du Bureau de l’association ;
* Suivi et traitement des courriers, classement administratif ;
* Préparation et suivi des dossiers de demande de subventions (CNM, Collectivités, Fondations, Mécénat…) et des partenariats (demandes, conventions, suivi des encaissements, bilans) ;
* Conventionnement, contractualisation et facturation ;
* Déclaration des droits d’auteur (sacem) et de la taxe parafiscale (CNM) ;
* Veille juridique, fiscale et sociale ;
* Relations au quotidien avec les assurances, les mutuelles, les financeurs, les banques…

Gestion et comptabilité (en lien direct avec le Bureau et la trésorière)

* Comptabilité et Gestion (rapprochement bancaire) puis relation avec l’expert-comptable et le CAC ; la comptabilité est externalisée ;
* Préparation et suivi des budgets prévisionnels, budgets de situation ; exécution du budget annuel conformément au budget prévisionnel ;
* Garant de la maîtrise et du suivi budgétaire, savoir expliquer un budget pour orienter les choix stratégiques de l’association. Suivi et contrôle du budget analytique, respect de la procédure comptable en vigueur dans l’association permettant de suivre les différentes activités ;
* Suivi de la trésorerie, préparation des caisses, encaissements, paiements facturation clients et suivi des encaissements ; facturations fournisseurs, vérification de la conformité ; contrôle des notes de frais ;
* Suivi des billetteries sur canaux de distribution et logiciel de ventes. Déclaration Sibil ;
* Suivi des subventions, acomptes soldes.

Tâches collectives en équipe

* Participation à l’accueil des usagers et du public lors des évènements et des résidences (y compris en soirée et weekends et jours fériés) ;
* Participation active au travail en équipe et aux temps de la vie associative (AG, Séminaires, Rencontres pro…) souplesse dans l’organisation du temps, les horaires de travail peuvent varier occasionnellement ;
* Participation aux groupes de travail dédiés au poste.

Ressources humaines

* Suivi des dossiers du personnel (permanents, temporaires, stagiaires) ;
* Établissement des contrats de travail et des DPAE ;
* Préparation des paies mensuelles en lien avec le prestataire de paies ;
* Suivi des plannings des congés et récupérations ;
* Veille sociale sur le droit du travail et la convention collective.

Les missions du poste peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins.


Savoir-faire

* Avoir une formation ou une expérience avérée dans l'administration et la gestion d'une association culturelle serait un plus apprécié ;
* Avoir une expérience significative dans le montage de dossiers de demande de subvention ;
* Connaissance du milieu associatif et des projets collectifs ;
* Avoir une bonne pratique informatique et une maîtrise des logiciels de bureautique (dont Excel, Internet, base de données, fichiers partagés) ;
* Connaissance des techniques et règles de la comptabilité privée, capacité à analyser des données financières et comptables ;
* Capacité rédactionnelle ;
* Capable de travailler sous pression et de s’adapter aux changements ponctuels ;
* Avoir une bonne connaissance du territoire ;
* Permis B indispensable.

Savoir-être

* Autonomie, rigueur, sens de l'organisation, de la planification, de l'anticipation et du travail en équipe ;
* Avoir un excellent sens relationnel, de l’accueil et de la transmission ;
* Avoir des capacités d’organisation, de coordination et de travail en équipe ;
* Être autonome, polyvalent(e), réactif(ve) et rigoureux(se) ;
* Intérêt pour l’administration dans le spectacle vivant ;
* Être force de proposition ;
* Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples, capacité d’adaptation et de négociation.

* Type de contrat : CDD temps plein de 1an renouvelable (35h)
* Lieu : Mèze (34) - Festival de Thau / Château de Girard Mèze
* Début du contrat : ASAP
* Rémunération : Selon profil & expérience (à discuter lors de l’entretien) - grille CCNEAC - Groupe 5

À la recherche de tous les talents, Meent s’engage en faveur de l’égalité. Toutes les candidatures seront examinées sans considération de race, couleur, religion, sexe, âge, pays d’origine, handicap, ou données génétiques.