Assistant administratif (h/f) - service patrimoine

RESPONSABILITÉS :

Mission principale :

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service Patrimoine.
Suivre les dossiers administratifs, financiers et assister le chef de service dans la gestion de l'administration générale et dans l'organisation du service.


Activités et tâches du poste :
Comptabilité
- Rédiger et assurer le suivi des bons de commandes et engagements comptables du service patrimoine (Investissement, fonctionnement et maintenance)
- Assurer la transmission des bons de commandes signés au entreprises (courrier et courriel) ainsi que leur archivage papier
- Assurer le suivi des factures (réception, intégration sur CIRIL, renseignement d'un tableau de suivi, ...)
- Avoir un regard sur la consommation budgétaire du service

Secrétariat
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Gérer et actualiser les bases d'informations et les tableaux de bord
- Assurer l'archivage et la vérification des congés des agents du service Patrimoine
- Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion
- Organiser le classement et le pré-archivage des dossiers
- Prendre des notes, mettre en forme, rédiger tous types de courriers, documents, comptes rendus...
- Diffuser les informations nécessaires au fonctionnement du service
- Renseigner les différents tableaux de suivi des activités du service

Accueil physique, téléphonique et électronique
- Gérer la boite mail du service Patrimoine
- Gérer l'accueil téléphonique du service
- Assurer le contact et l'information aux autres services de l'agglomération

Assistance au service
- Gestion et suivi des commandes EPI et fournitures
- Gérer le tableau des clés et programmation des contrôles d'accès
- Assister les agents du service dans les procédure de commandes publiques

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :

Savoirs généraux :
- Accueil téléphonique et physique
- Prise de note, rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier)
- Archivage, classement
- Utiliser les outils informatiques : bureautique, logiciels métiers administratifs
- Respect des délais

Savoirs détaillés ou acquis de l'expérience :
- Bonnes notions de comptabilité publique
- Capacité à gérer les moyens mis à disposition
- Qualité d'expression écrite
- Réactivité et adaptabilité
- Autonomie
- Travail en équipe et en coordination avec les techniciens
- Planification autonome du travail administratif
Savoirs approfondis :
- Processus et circuits de décision au sein d'une administration publique

Exigences du poste :
- Rigueur
- Organisation
- Maîtrise de l'outil informatique, suite OFFICE notamment

Conditions du poste :

- Recrutement CDD de droit public de 6 mois
- Poste à temps non complet - 28h
- Catégorie C, filière administrative
- Avantages CNAS
- Participation employeur mutuelle (17.50€) et prévoyance (17.50€)
- Titres restaurant
- Poste basé à Pontrieux