Un(e) assistant(e) de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du Directeur du Pôle Travaux et Grands Projets Urbains, et en relation interservices, vous serez chargé(e) des missions ci-dessous. Missions / conditions d'exercice ACCUEIL
- Physique et téléphonique : renseigner / diriger / relayer (administrés, entreprises, élus, personnel)
- Prise de rendez-vous
- Administratif avec le secrétariat du service Patrimoine et avec le service voirie réseaux
- Gestion des appels téléphoniques des différents services en l’absence des agents respectifs.

DIRECTION DU PÔLE TRAVAUX ET GRANDS PROJETS URBAINS
- Gestion au quotidien des activités (communication, information, accueil, classement, suivi de dossiers divers et variés)
- Élaboration :
* De plannings de présences (lors des congés des agents)
* D’organigrammes divers relatifs au service et à son organisation (personnel de la Division Technique)
- Demande de travaux éclairage public, nid de poule… transmis aux Ateliers municipaux et équipes du cadre de vie (propreté, fleurissement, espaces verts)
- Réalisation du rapport d'activités annuel sous contrôle du Directeur du Pôle Travaux et Grands Projets Urbains
- Réalisation des entretiens professionnels des agents de la Direction du Pôle Travaux et Grands Projets Urbains
- Préparation et organisation des différentes réunions de groupes de travail et de Commissions GPU (rédaction des ordres du jour, invitations, dossiers de présentation, ...)
- Facturations diverses (jalonnement, prêt de matériel, nettoyage de voiries, ...)
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (rédaction, prise de notes, saisie, mise en forme, expédition, photocopies, classement des documents concernant le service, soit de : courriers, délibérations, comptes rendus, notes de service, convocations, invitations, mails, …)
- Préparer des délibérations et décisions du Maire
- Organisation de l'agenda - Prise de et de réservation de salles.
- Organisation et tenue du classement et de l'archivage des dossiers du service
- Correspondante dans le suivi des dossiers de sinistres entre les différents services concernés (rapports, devis, factures et autres pièces...) Profils recherchés SAVOIRS
- Maîtriser :
* La remontée synthétique d'informations à sa hiérarchie
* Les règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe
* L'utilisation de l'informatique (Word, Excel, Internet, …)
- Renseigner et / ou diriger, relayer (administrés, élus, personnel)
- Connaitre les principes de communication.

SAVOIR-FAIRE
- Etre capable d'entretenir des relations positives et de bonne qualité avec l’ensemble des parties prenantes (personnel, direction, usagers, partenaires, etc.)
- Relayer diverses informations aux responsables et collègues en vue de la bonne communication au sein des services
- Avoir le sens du travail en équipe
- Savoir faire face au changement
- Appliquer des procédures, les règles d’hygiène, de santé et de sécurité
- Communiquer de manière positive dans le respect des règles déontologiques (devoir de réserve, discrétion, etc.).

SAVOIR-ÊTRE
- Savoir prioriser ses tâches, être capable de réagir de façon efficace en fonction des besoins, avoir un esprit de synthèse.
- Savoir s'organiser, gérer son temps.
- Faire preuve de flexibilité face à de nouvelles situations
- Aptitude à prendre des initiatives

Rémunération/avantages
- Rémunération statutaire,
- Régime indemnitaire,
- Primes annuelles,
- Amicale du personnel,
- Participation employeur à la prévoyance et à la complémentaire santé,
- Titres restaurants.