Chargé de gestion vie transport & finance h/f

Au sein de la Direction du Volontariat International en Entreprise (V.I.E), le service Finance assure la gestion financière et administrative du programme V.I.E. Avec 11 500 VIE en poste et 1 900 entreprises clientes du dispositif, le service est un rouage indispensable de la Direction et de l'Agence.

Vous rejoignez un environnement passionnant, complexe et en pleine mutation, avec un rythme de travail continu.

Le/la chargé(e) de gestion VIE aura pour mission d'accompagner la gestion opérationnelle des transports des Volontaires Internationaux en Entreprise (V.I.E) et apporter un appui administratif ponctuel aux équipes Finance.

Gestion des demandes de transport V.I.E

- Traiter au fil de l'eau les demandes et sollicitations des V.I.E et des entreprises reçues sur la boîte générique Transport V.I.E
- Garantir un suivi rigoureux des demandes, leur priorisation et leur traçabilité
- Répondre aux questions relatives aux billets d'avion et de train

Organisation des départs V.I.E

- Mettre en place les titres de transport (billets) à la demande des entreprises via la plateforme de réservation dédiée
- Assurer le suivi des fiches transport associées
- Relancer les entreprises pour la complétion des informations nécessaires
- Veiller à la conformité et à la complétude des dossiers transport

Coordination avec l'agence de voyage

- Transmettre à l'agence de voyage les informations nécessaires à la réservation des titres de transport
- S'assurer de la bonne prise en compte des profils V.I.E et des dates de départ

Collecte des informations liées à la paie

- Recueillir et vérifier les dates effectives d'arrivée des V.I.E dans leur pays de mission
- Assurer la transmission des éléments nécessaires au versement des indemnités (paie)

Appui ponctuel à l'équipe Finance

- Aide administrative à la saisie liée à la paie des V.I.E
- Appui ponctuel à la facturation des entreprises
- Assistance aux cheffes de projet Finance selon les besoins du service