Descriptif du poste:
Mission/Activités
Ce poste de niveau 5A, a pour vocation d'assurer le secrétariat :
* De la Directrice adjointe et des instances de sa direction ;
* Du directeur de l'action sociale.
Aussi, les missions qui seront confiées à la titulaire demandent une certaine
polyvalence et une maitrise du poste d'assistant de direction. En effet, le/la titulaire
se verra confier différents dossiers à part entière qui relèvent des deux directions dont
il/elle aura la charge.
Comme le reste de l'équipe, le/la titulaire devra assumer les missions issues du socle
d'activités transverses :
* Secrétariat : courriers, suivi des messageries mails de directeur, agendas,
préparation d'instances et de rendez-vous internes et externes
* Ordonnancements
* Diffusion des publications internes via xxxxx
* Suivi des informations du réseau (Syrion)
* Gestion des heures Supplémentaires
* Courriers (saisie, arrivées, départs)
* Contribution à la préparation du Comité de direction (récollement des notes
présentées au Codir pour les secteurs d'affectation)
* Suivi des Balfs : Direction, Présidence
* Suivi des agendas, messagerie (alerte ADD), organisation de réunions
* Rédaction de courriels ou de courriers
* Participation et/ou prise en charge de l'organisation d'événements de direction
(quel que soit la direction)
* Participation et/ou prise en charge de l'organisation de certaines instances
internes ou réunions externes (de type partenariales)
* Soutien aux directeurs dans la conduite de leurs projets : planification de réunions, invitation, gestion logistique, préparation de powerpoint ou autres outils bureautiques, prise de notes, saisie et diffusion du compte-rendu.
A noter :
* Le/la titulaire assurera également la suppléance d'une autre assistance dans le cadre de la continuité d'activité au sein du service,
* Le poste proposé est éligible au télétravail,
* Un tuilage sur les dossiers est à prévoir dès la prise de poste.
Compétences
Ce poste nécessite de maitriser parfaitement :
* La suite office (Outlook, Word, Excel, power point.)
* Les outils collaboratifs : teams, sharepoint, planner.
* La planification et l'organisation de réunion (gestion logistique, préparation de power point, prise de notes, saisie et diffusion du compte-rendu)
Profil recherché:
Le candidat doit être titulaire d'un diplôme de niveau bac+2 en assistant de direction et justifier d'au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
Ce poste nécessite de maitriser parfaitement :
* La suite office (Outlook, Word, Excel, power point.)
* Les outils collaboratifs : teams, sharepoint, planner.
* La planification et l'organisation de réunion (gestion logistique, préparation de power point, prise de notes, saisie et diffusion du compte-rendu).
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