Secrétaire pédagogique de départements universitaires

À propos de nous

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.


Mission

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Le/la Secrétaire Pédagogique de Départements Universitaires (au service de deux départements Maïeutique et Simulation en Santé) exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de l'assistanat administratif aux équipes pédagogiques de l'UFR de Médecine et des Professions Paramédicales. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du service. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Le/la Secrétaire Pédagogique est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable du Service Affaires Générales et Secrétariats Pédagogiques et sous la responsabilité fonctionnelle des Directeur(rice)s des départements concernées.

ACTIVITES ESSENTIELLES :

* Assurer un appui administratif aux enseignants-chercheurs à la mise en forme des supports, en particulier documentaires ou électroniques, nécessaires à l’activité pédagogiques ;

* Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité ;

* Assurer l'accueil physique ou téléphoniques des usagers, l’orientation des interlocuteurs internes et externes ;

* Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ou des commandes (colis - livraisons) ;

* Réaliser les actes administratifs et de gestion courante de secrétariat : compte-rendu, prise de rendez-vous ;

* Retranscrire des informations orales à l’écrit ;

* Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative (inventaires de matériels par exemple, suivi des achats et déplacements) ;

* Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports…), les reproduire et les diffuser ;

* Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;

* Saisir et ou mettre à jour la plateforme numérique Moodle ;

* Organiser les réunions pédagogiques en collaboration avec les responsables de formation ;

* Participer aux opérations de logistique du service, assister les équipes pédagogiques (préparer/ranger les salles de formation, organiser les accueil des usagers) ;

* Accueillir, informer et orienter les intervenants extérieurs. Les accompagner sur les outils digitaux à disposition (Teams, Moodle) en collaboration avec l’Ingénieur Pédagogique Numérique ;

* Organiser les déplacements des intervenants et suivre des remboursements sur le logiciel métier Notilus ;

* Saisir les formulaires d'achats, les transmettre au service financier, et réceptionner les commandes ;

* Gérer les stocks de fournitures et matériels ;

* Classer et archiver les documents / pièces administratives et informations ;

* Participer aux activités générales du service et de l’UFR (JPO, Examens…).


Profil

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances :

* Environnement et réseaux professionnels

* Techniques d’élaboration de documents

* Techniques d’accueil téléphonique et physique

* Culture internet

* Techniques de communication

Savoir-faire :

* Accueillir et prendre des messages

* Accueillir les populations concernées

* Enregistrer et classer les documents

* Rédiger des rapports ou des documents

* Savoir rendre compte

* Travailler en équipe

* Utiliser les logiciels liés à l’activité

* Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être :

* Sens de l’organisation

* Réactivité

* Sens relationnel

* Discrétion

* Discernement professionnel

PREREQUIS / FORMATION souhaitée :

* Diplôme de niveau 3, domaine du secrétariat, de la gestion administrative

SPECIFICITES DU POSTE :

* Rémunération : base INM 366 soit 1867.02€ brut mensuel

* Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire

* Congés : 49 jours annuels

* Horaires à adapter selon les périodes de fortes activités (ponctuelles ou anticipées)

* Déplacement possible dans les centres d’examens

* Manutention

* En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense. Informations disponibles ici.

* Participation aux frais de transports en commun

* Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)

* Accès parking

* Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail


Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes

notamment handi-accueillants.



Informations complémentaires :

Catégorie : C

Dates de contrat : du 01/09/26 au 31/08/27