Assistant(e) de direction - dgar - dgadt et dgac

Entreprise

Limitrophe au sud de Paris, l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants.

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :
Assistant(e) de direction - Directions générales adjointes ressources, culture et développement territorial
(cadre d'emplois des adjoints administratifs ou rédacteurs territoriaux)




Poste

Missions principales

* Assurer l'assistance des 3 directeurs généraux adjoints
o
+ assurer les accueils physiques et téléphoniques (comprendre les demandes et évaluer les urgences, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent)
+ organiser l'agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
+ organiser des réunions (réserver des salles et le matériel adéquat, préparer les dossiers, les convocations, accueillir les participants, prise de note le cas échéant)
+ rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés à son intention
+ préparer et/ou mettre en forme des courriers
+ organiser les déplacements
* Coordonner l'action administrative
o s'assurer de la bonne répartition des courriers "arrivés" et des factures en fonction des direction
o assurer la relecture et le suivi du circuit du courrier "départ" (gestion dans le progiciel Elise et des parapheurs)
o être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des services auprès de la DGS et du Cabinet
o veiller au respect des délais pour la présentation des délibération et à la validation de celles-ci par la chaîne hiérarchique
* Suppléer aux autres assistantes sur les tâches urgentes en cas d'absence

Profil recherché
* Expérience reconnu en assistanat de direction avec une maîtrise de l'environnement des collectivités locales
* Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l'administration de bases de données, des instances et processus de décisions d'une collectivité
* Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité
* Excellente maîtrise de l'orthographe
* Gestion des priorités
* Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se) et dynamique
* Excellent relationnel

Conditions liées au poste

* Participation de la collectivité au remboursement des frais de transport en commun et versement du forfait mobilité durable
* Participation de la collectivité à la couverture santé mutuelle et prévoyance
* Adhésion de la collectivité au CNAS
* Possibilité d'un jour de télétravail par semaine
* Restauration d'entreprise, salle de sport
* Soirée du personnel, Noël des enfants

Candidature

Tout candidat intéressé par ce poste est invité à adressé sa candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) via le lien suivant :

Dans le cadre de sa démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Vallée Sud Grand Paris s'engage contre toute forme de discrimination.