Assistant(e) de direction - dga transition energétique et dga cadre de vie

Entreprise

Limitrophe au sud de Paris, l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants.

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :

Assistant(e) de direction - DGA Transition Energétique et DGA Cadre de Vie

(Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux)




Poste

Missions principales

Organiser la vie professionnelle des DGA

* Établir une relation de confiance
* Organiser l’agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
* Réaliser le suivi des tableaux de bord d'activité
* Rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés
* Organiser les déplacements

Gérer des dossiers, mettre en œuvre des procédures définies

* Constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs
* Vérifier les pièces des dossiers
* Préparer l'instruction des dossiers dans le cadre d'une procédure précise

Assurer l'organisation de réunions

* Réserver des salles et des matériels adéquats
* Préparer les dossiers, les convocations
* Accueillir les participants
* Assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu

Tenir le secrétariat des directions

* Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques.
* Assurer le suivi du circuit des parapheurs
* Scanner, photocopier et faxer les documents
* Trier, classer et archiver des documents

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.)

Superviser administrativement l'action des assistantes au sein des 2 directions.

Gérer l'approvisionnement en fournitures du bureau et suppléer aux autres assistant(e)s sur les tâches urgentes en cas d'absence

Assurer les accueils physique et téléphonique

Suppléer l'agent du service courrier dans l'enregistrement des courriers dans le logiciel courrier de l'Administration




Profil recherché

Expérience reconnu en assistanat de direction avec une maîtrise de l'environnement des collectivités locales.

Savoir-faire et savoir-être

* Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l'administration de bases de données, des instances et processus de décisions d'une collectivité
* Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité
* Excellente maîtrise de l'orthographe
* Gestion des priorités
* Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se) et dynamique
* Excellent relationnel



Conditions liées au poste

* Environnement de travail favorable (salle de sport en accès libre, restauration sur site, prêt de véhicule pour les déplacements, place de parking …)
* Participation de la collectivité aux frais de transport en commun ou versement du forfait mobilités durables
* Participation de la collectivité à la couverture santé (mutuelle) et prévoyance
* Télétravail 1j/semaine possible
* Adhésion de la collectivité au CNAS
* Noël des enfants et soirée du personnel
* Logement de Vallée Sud – Grand Paris en bail mobilité (max. 10 mois) accessible aux futurs salariés et leur famille, selon disponibilité



Tout candidat intéressé par ce poste est invité à adresser sa candidature (lettre de motivation obligatoire et curriculum vitae) via le bouton « postuler » en bas de page ou via le lien suivant :

Dans le cadre de sa démarche en faveur de l’égalité professionnelle et de la diversité, Vallée Sud – Grand Paris s’engage contre toute forme de discrimination.