Accueil et interface avec l'extérieur
* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants, étudiants, entreprises partenaires, etc.).
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
* Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d'un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Prendre en charge les relations avec les services internes (comptabilité, technique, informatique, RH, etc.) pour ce qui concerne les échanges de documents et les demandes au quotidien.
* Faire en sorte que l'information soit fluide, que la collaboration soit possible.
Secrétariat de direction / logistique
* Gérer l'agenda du doyen, du secrétaire général et des responsables, prise de rendez-vous, plannings, réunions etc.
* Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, préparer les ordres du jour, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, assurer les comptes-rendus et les diffuser etc.
* Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements et les notes de frais de la direction : réservation de l'hébergement et transport, inscription, etc.
* Assister les doyen, secrétaire général et des responsables dans leurs activités
Gestion administrative
* Gérer des dossiers complets en toute autonomie. Être proactif et force de proposition.
* Assurer la préparation, le suivi et l'archivage de dossiers.
* Réaliser les activités nécessaires de manière que les rendez-vous/réunions/rencontres soient documentés et préparés (transcription de supports de présentation, recherche documentaire, etc.).
* Assurer le lien avec les interlocuteurs et intervenants.
* S'assurer du maintien d'un rendez-vous, d'une réunion ou rencontre.
* Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers.
* Réaliser des travaux et fonctions traditionnels de secrétariat (saisie, mise en page, classement, diffusion de documents et informations, courrier, etc.).
* Accompagner le doyen, le secrétaire général et les directeurs dans les procédures de recrutement en lien avec le service RH (réception des candidatures, envoi des convocations, réservation de salles, de transports, envoi des courriers.) Participer aux réunions des services supports de la recherche de l'Université et participer à l'inscription du laboratoire dans l'Université et à sa visibilité.
Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.
* Diplôme de bac + 2 minimum, dans le domaine du secrétariat, de la gestion et de l'administration ou expérience professionnelle équivalente.
* Maîtrise du Pack Office.
* Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé et rigoureux, être disponible et avoir le sens du service.
* Avoir l'esprit d'initiative, être force de proposition et dynamique.
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