Assistant administratif h/f (assistante d'agence)

La société
OKTAVE est une entreprise publique locale créée par la Région Grand Est pour permettre aux ménages du Grand Est d'améliorer le confort de leur logement, de réduire leur empreinte écologique et leurs dépenses énergétiques.
En tant que service régional de rénovation performante de l'habitat, Oktave est un acteur de la transition énergétique du secteur résidentiel dans le Grand Est. Pour cela Oktave facilite les projets de rénovation énergétique performante des propriétaires de logement individuel et des copropriétés en leur proposant un service clé en main, technique, administratif et financier. Oktave assure le pilotage technique des projets pour garantir la qualité des travaux et apporte une assistance administrative et financière aux maîtres d'ouvrage.
En savoir plus sur www.oktave.fr, mais également sur FaceBook et LinkedIn
Contexte
Dans le cadre de l'ouverture de l'agence lorraine, Oktave recrute un·e assistant·e administratif.tive.
Trois bonnes raisons de rejoindre Oktave :
* Évoluer dans un environnement stimulant qui traite des sujets d'actualité
* Donner du sens à votre métier et avoir un impact positif dans la lutte contre le changement climatique
* Intégrer une équipe dynamique et sympathique, impliquée dans le projet Oktave
Missions
En lien direct avec le responsable d'agence.
Les missions afférentes au poste sont :
1. Assistance administrative des conseiller·e·s rénovation et chargé·e·s d'opération rattaché·e·s à l'agence de Nancy
Sur l'activité maison individuelle
- Mise en signature électronique et suivi de la signature des contrats Oktave
- Mise en signature électronique et suivi de la signature des pièces de marché de travaux
- Vérification de la complétude des dossiers clients :
o Vérification du formalisme administratif des devis/factures
o Suivi et relances des entreprises, professionnels et maîtres d'ouvrage pour l'obtention des documents nécessaires à la bonne réalisation des prestations d'Oktave (devis, factures, etc.)
- Mise à jour des outils de suivi interne (Dropbox, GX, etc.)
- Assure le suivi des relances des prospects
- Gestion des agendas
- Accueil et réponses aux visiteurs et clients (téléphone, email)
Sur l'activité copropriété
- Gestion des réponses téléphoniques aux enquêtes sociales
- Gestion de la diffusion du recensement aux prêts collectifs (mise sous pli et envois postaux)
- Assistance des conseillers dans la préparation des dossiers (intégration des listes de présence notamment)
- Mise à jour des données GX / Suivi des fiches contacts, syndics, projets
2. Autres missions
- En lien avec le responsable administratif et financier, assure le suivi des encours et des relances auprès des clients,
- Organisation des événements internes à l'agence
- Organisation des déplacements au siège, en lien avec la responsable RH
- Peut assurer temporairement (absence, congés, surcroît d'activités, etc.) l'administration des ventes.
- Gestion des fournitures et suivi des prestations de ménage de l'agence
Profil Recherché
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office)
- Méthodologie et rigueur
- Réactivité
- Polyvalence
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: 1 916,00€à2 083,00€par mois
Horaires:
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Formation:
* Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)
Lieu du poste : En présentiel