Agent de gestion administratif (h/f)

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l’enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93. Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. DESCRIPTION DU POSTE L’adjoint administratif rattaché à la direction des soins assure les missions d’un secrétariat de direction, axées sur l’accueil, la logistique, la planification et le rédactionnel. MISSIONS Gestion des vacataires : Gestion des plannings des vacataires (IDE, AS, ASH) : affectation sur E-Planning (création fiche agent et mise à jour des affectations) et prise de rdv pour les vacataires à recruter Lien téléphonique avec les vacataires et l’encadrement Gestion application Hublo (vacations) Saisie sur E-Planning et gestion de l'absentéisme (lecture des rapports de permanence) Envoi mensuel des plannings réalisés à la DRH pour élaboration de la paye Saisie mensuelle du récapitulatif des missions vacataires Suivi des indicateurs vacataires Permanence d’encadrement : Planification de la permanence de l’encadrement Saisie des modifications des permanences Gestion des remplacements des cadres de garde Envoi hebdomadaire de la liste des permanences de la semaine Envoi mensuel du tableau de paiement des permanences aux cadres supérieurs de santé chargés de missions RH, à la Direction des soins. Compagnonnage : Traitement et saisie des chartes et suivi des grilles d’évaluation Assurer le flux d’information : Enregistrement et envoi journalier aux médecins des rapports de permanence et du tableau des patients en attente Saisie et envoi hebdomadaire des statistiques des lits vacants à la DG Mise à jour du panneau affichage de la DS Préparation et envoi des informations quotidiennes relatives à la permanence de l’encadrement (liasse de garde) Participation à la publication des offres d’emploi sur le site GHU et autres sites d’offres d’emploi Intendance secrétariat : Accueil physique et téléphonique Gestion du courrier Réservation salles de réunion et voiture de fonction Gestion des stocks (petit matériel et fournitures de bureau) Formations, Diplômes et/ou qualifications requises : Bac professionnel secrétariat Connaissance de l’outil informatique et de logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Savoir-faire : Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Organiser et classer des données, des informations, des documents Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité Travailler en équipe/en réseau Savoir être : Autonomie Aptitude au travail en équipe. Réactif. Rigoureux et organisé. Discrétion Esprit d’initiative Sens de l’écoute Capacité relationnelle Ponctualité Obligations Professionnelles : Respect des délais. Respect des obligations de discrétion et de confidentialité. NB : lors de l’absence de son/sa collègue, assure les missions