Assistante administrative h/f

Depuis 1992 au service de nos clients, nous sommes spécialisés dans la conception, la réalisation et la maintenance d'installations de chauffage, ventilation et climatisation (CVC). Nous intervenons aussi bien sur les marchés particuliers et professionnels, principalement en Alsace. Notre mission est de proposer des solutions d'efficacité énergétique à nos clients, animés par le triple objectif de réduire les factures énergétiques, diminuer le CO2 des systèmes en place, et augmenter le confort du bâti. Nous aimons les technologies vertes, et proposons des solutions thermodynamiques depuis plus de 30 ans.

Venez exprimer votre expertise dans une entreprise où vous pourrez mettre votre savoir-faire au profit d'une organisation tournée vers l'avenir. Afin de renforcer nos équipes et de satisfaire au mieux nos clients, nous recherchons une assistante administrative (H/F).

Vous missions seront les suivantes :

- Administratif :
- Gestion du standard en renfort du SAV
- Effectuer le tri, la distribution et le traitement du courrier
- Gérer et suivre les messages électroniques
- Saisir et mettre en forme les courriers, transmission et classement des copies
- Traiter et enregistrer les marchés réceptionnés
- Travailler en coordination avec les commerciaux et les équipes techniques
- Gestion et suivi du parc matériel bureautique et du matériel courant de la société
- Faire réaliser le contrôle annuel des installations électriques de la société
- Suivre la maintenance des véhicules des équipes techniques (contrôle technique, révision, réparations, déclarations assurance)
- Constituer les demandes de subventions des clients (ma prime rénov, EDF) et vérification
- Classement et archivage des documents
- Comptabilité :
- Facturation des interventions clients et chantiers
- Constitution des dossiers clients (PV de réception, contrat d'entretien, déclaration de référence, etc.)
- Réaliser et enregistrer les remises chèques
- Vérification et nettoyage des comptes comptable
- Réaliser les virements fournisseurs et salaires
- Transmission des éléments de paies au cabinet comptable
- Vérification et classements des factures et fiches de salaire
- Transmission des CV et prise de RDV en cas de besoin de personnel
- Relance des clients pour factures impayées (téléphone, e-mail, courrier simple et avec RAR)
- Saisie et classement des notes de frais
- Transmission des éléments au cabinet comptable (factures, relevés bancaires, etc)
- Technique :
- Mettre à jour tous les contrats de maintenances (nouvelle tarification à transmettre tous les ans)
- Organiser et tenir à jour les plannings des chantiers
- Suivre les étapes des chantiers avec les équipes techniques et les conducteurs de travaux
- Transmettre les commandes aux fournisseurs et définir les dates de livraisons
- Suivre la disponibilité du matériel commandé
- Suivre le contrôle de l'outillage frigorifique (vérification annuelle)
- Suivre les BSD des dépanneurs et gestion des bouteilles de fluide
- Réaliser la déclaration annuelle des mouvements des fluides de la société
- Suivre le contrôle des échelles et des trousses de secours des équipes techniques (vérification annuelle)
- Réceptionner et identifier les livraisons
- Préparer le matériel pour chaque chantier
- Gérer/organiser/ranger le dépôt
- Suivre le stock et réaliser l'approvisionnement régulier
- Créer les chantiers (Interfast, dossiers papiers)
- Créer les dossiers chantiers pour les équipes techniques
- Suivi du SAV des chantiers
- Tâches ponctuelles/renfort SAV :
- Réaliser les prises de rendez-vous du SAV : dépannages, maintenances
- Transmettre les demandes de prix (pièces détachées) aux fournisseurs et relances
- Réaliser les devis des interventions et planifier les dépannages avec les clients