Référent administratif et outils numériques (h/f)

🌐 Au sein du Département du Doubs, La Direction du Patrimoine et de la Logistique (DPL) intervient sur l’ensemble des champs composant la « vie » d’un parc immobilier et foncier.


Elle répond aux besoins des autres directions tant en termes de locaux, de véhicules, d’accueil et de fournitures diverses nécessaires à leur fonctionnement.


Elle assure donc le lien avec les utilisateurs réguliers et occasionnels des différents sites et collèges, au quotidien, à l’occasion de travaux de maintenance, de réparation, de modernisation ou de construction. De plus, afin d’optimiser les charges liées aux locaux et à leur fonctionnement, elle gère, de manière dynamique, en tant que propriétaire, locataire ou bailleur, l’ensemble du patrimoine départemental.


La DPL est composée d’une équipe de direction, du service patrimoine, du service logistique et du service appui et ressources ainsi que d’un pôle Système d’information patrimoniale et d’un pôle Gestion immobilière.


📌 Contexte :


Le service appui et ressources est le service support de l’ensemble de la Direction. Il est décomposé en 3 pôles :

* un pôle administratif et secrétariat, qui assure les missions classiques de secrétariat ainsi que des missions diverses d’appui administratif ;
* un pôle budget et gestion comptable, qui assure les missions de préparation et suivi de l’exécution du budget et des marchés publics ;
* un pôle marchés publics, qui assure les missions de préparation et passation des marchés publics et des actes divers liés à leur exécution.


Vous serez intégré au pôle administratif et secrétariat.


➡️ Comme référent administratif, vous contribuez à l’appui administratif transversal de la Direction et accompagnez le déploiement et l’appropriation des outils numériques structurants, en lien avec l’ensemble des services.


Vos missions dans le détail:

* Appui administratif de la Direction : suivi des productions transversales, gestion des processus qualité (courrier, tableaux de bord, reporting) et appui aux services dans le respect des délais et procédures.
* L’accompagnement du déploiement des outils numériques structurants (SIP, SharePoint, application de gestion du courrier) : contribution aux phases de mise en œuvre, coordination des actions avec les services métiers, suivi de l’avancement et remontée des besoins fonctionnels.
* L’animation et l’accompagnement des équipes dans l’appropriation des nouveaux outils : organisation et animation de réunions, actions de sensibilisation et de formation, appui opérationnel et pédagogie auprès des utilisateurs.
* La gestion et le suivi des processus de communication et de gestion documentaire : mise à jour des supports internes, participation aux productions institutionnelles, contribution à la structuration et à la fiabilisation des données et documents.
* La réalisation de missions administratives transversales et de secrétariat pour un ou plusieurs services : traitement du courrier et des demandes dématérialisées, organisation de réunions, gestion documentaire et appui RH de proximité.
* La suppléance et l’appui fonctionnel : suppléance ponctuelle de l’assistante de direction sur des missions ciblées (notamment assurances) et appui aux autres assistants du pôle afin de garantir la continuité de service.


👉 Ce poste est ouvert aux agents titulaires du cadre d'emploi des Rédacteurs (Catégorie B) ou à défaut aux personnes qui possèdent un diplôme de niveau Bac à BAC+2 dans le domaine administratif. Si vous n'êtes pas fonctionnaire, un contrat de 3 ans renouvelable vous sera proposé.



✅ Ce poste est fait pour vous si :

* Vous êtes à l’aise avec les outils numériques et les environnements en évolution, et aimez accompagner concrètement les équipes dans la mise en place et l’appropriation de nouveaux logiciels.
* Vous avez le sens de la pédagogie et de la transmission, savez former, rassurer et fédérer des interlocuteurs variés autour d’outils et de pratiques communes.
* Vous êtes capable d’animer des réunions, de vous déplacer auprès des services et de produire des reportings clairs, en lien avec la direction et les partenaires projets (DUN, DMAP).
* Vous disposez de solides capacités rédactionnelles et organisationnelles, vous permettant de structurer l’information, formaliser des procédures et suivre des actions transversales.
* Vous appréciez les fonctions polyvalentes, combinant coordination, accompagnement numérique et missions administratives, dans un souci de continuité de service.



Conditions :

* Type de contrat : Fonctionnaire ou contractuel (contrat de 3 ans)
* Lieu de travail : Besançon
* Rémunération : à partir de 2 100€ nets mensuels pour un agent en début de carrière.
* Horaires: Le pôle administratif et secrétariat doit assurer une présence aux heures d’ouverture de la collectivité à savoir : 8h30- 12h30 / 13h30 – 17h30 (sauf le vendredi après-midi)


Les étapes du recrutement :

* Postulez en déposant votre CV à jour et une lettre de motivation.
* L'offre sera clôturée le 27 février 2026 après un mois de publication légal.
* Si votre profil n'est pas retenu, vous recevrez un mail pour vous en informer.
* Si votre profil est retenu, vous serez convoqué par mail à un entretien.
* Les entretiens auront lieu le jeudi 12 mars 2026 dans l'après-midi.
* À l'issue de l'entretien, vous recevrez une réponse définitive sous 15 jours maximum.


👉 Les candidatures sont attendues jusqu'au 27 février 2026.