Nous recherchons un Assistante de direction basé(e) à Baie-Mahault.
- Rémunération : De 28 000 € à 30 000 € brut par an
- Avantages :
- Contrat : CDI (35 h)
DESCRIPTION DU POSTE
Rattachée directement à la Direction Générale et à la Direction Administrative et Financière, l'Assistante de Direction assure un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du siège basé en Guadeloupe.
Elle travaille en coordination fonctionnelle avec l'attachée de direction administrative et financière basée à Paris et agit comme interface administrative locale entre la direction, les équipes et le siège.
Le poste est centré sur :
- le secrétariat de direction,
- la gestion administrative courante,
- l'office management du site de Guadeloupe,
- la coordination opérationnelle avec le siège parisien.
Missions principales :
Secrétariat de direction et organisation
- Accueil physique et téléphonique du site
- Organisation des réunions de direction (convocations, logistique, supports)
- Gestion et suivi du courrier administratif, fiscal et institutionnel
- Mise à jour des outils de suivi (Asana) et classement documentaire (M-Files)
- Organisation des déplacements professionnels
- Préparation et mise en forme de documents, notes et supports
- Production de reportings administratifs réguliers
Gestion administrative et appui à la direction
- Suivi de dossiers administratifs et juridiques courants
- Rédaction et suivi de courriers et documents administratifs
- Appui administratif quotidien auprès de la direction et des équipes
- Suivi administratif des dépenses par cartes bancaires collaborateurs
- Centralisation des justificatifs et alertes en cas d'anomalies
- Appui sur des missions ponctuelles selon les priorités de la direction
Office management - Site de Guadeloupe
- Gestion du bon fonctionnement du site (propreté, sécurité, maintenance)
- Coordination avec les prestataires locaux
- Gestion des fournitures et consommables
- Réception et redistribution des livraisons et courriers
- Organisation logistique des événements internes locaux
Interface siège / coordination transverse
- Coordination avec les équipes parisiennes
- Transmission des informations administratives nécessaires
- Application locale des procédures et consignes groupe
Gestion des moyens matériels et des véhicules
- Suivi administratif de la flotte de véhicules
- Gestion des documents, échéances, cartes carburant
- Transmission des éléments de suivi à la DAF
Poste basé en Guadeloupe, avec déplacements ponctuels possibles.
Profil recherché
De formation Bac +2 ou équivalent.
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques et de secrétariat
- Aisance avec les outils de gestion administrative et de suivi
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Bonne maîtrise du classement documentaire et des procédures
Savoir-être et aptitudes
- Excellente organisation et gestion des priorités
- Rigueur, fiabilité et sens du service
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité
- Réactivité et capacité à gérer les urgences
- Autonomie encadrée et sens de l'initiative
- Capacité à travailler en lien avec plusieurs interlocuteurs
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