Dans le cadre de son développement en France, notre entreprise recherche un(e) Office manager. Ce poste clé vise à garantir l'efficacité des opérations quotidiennes, à soutenir les équipes locales dans un environnement international exigeant, et à assurer une coordination fluide avec le siège et les autres entités du groupe.
Responsabilités du Responsable des Opérations Administratives :
Support administratif et opérationnel
- Gérer l'ensemble des activités administratives et logistiques du site parisien afin de garantir un environnement de travail optimal.
- Encadrer et accompagner l'évolution du Coordinateur Bureau/Réceptionniste.
- Assurer un accueil professionnel des partenaires, candidats et visiteurs.
- Être l'interlocuteur principal du bailleur pour les besoins liés aux infrastructures et services annexes.
- Superviser les achats de fournitures de bureau et la gestion des stocks.
Gestion de projets
- Effectuer une veille réglementaire auprès des autorités parisiennes et synthétiser les évolutions impactant les opérations.
- Participer à l'amélioration des processus en collaboration avec les équipes pour optimiser les flux de travail.
- Collaborer avec les RH sur les projets d'optimisation des espaces (travaux, aménagement, design).
- Mettre en œuvre les procédures RH courantes et veiller au respect des règles de gestion du personnel.
- Gérer la correspondance administrative relative à l'entité parisienne.
- Faciliter la coordination entre le bureau de Paris, le siège et les autres implantations.
Gestion financière
- Apporter un soutien financier aux opérations : planification budgétaire, validation interne, suivi des commandes.
- Travailler avec l'équipe financière du siège pour assurer des rapports précis et respecter les délais.
- Archiver et maintenir les documents financiers conformément aux réglementations en vigueur.
- Contribuer à l'analyse des risques et opportunités financières pour soutenir la croissance de l'entreprise.
Profil recherché :
- 3 à 5 ans d'expérience en gestion d'infrastructures de bureau, idéalement avec une composante financière en contexte international.
- Maîtrise des outils CRM, GPAO et systèmes de reporting opérationnel.
- Rigueur, sens des responsabilités, capacité à gérer des processus complexes en autonomie.
- Leadership, esprit d'innovation et excellente capacité de résolution de problèmes.
- Compétences relationnelles et aptitude à collaborer avec des équipes pluridisciplinaires.
- Trilingue français/anglais/chinois requis.
- Expérience en gestion RH serait un atout.
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