Description du poste
Activités générales :
1. Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs, les usagers et les partenaires
2. Assurer l'affichage et la diffusion d'informations institutionnelles sur demande de l'encadrement ou de la direction,
3. Assurer un lien avec l'équipe médicale, les responsables de service, les équipes de soin et des services supports (dont le service comptabilité),
4. Participer aux réunions de service et aux groupes de travail,
5. Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil (propreté, rangement, lisibilité des informations, alimentation écran d'accueil…) et alerter le cas échéant l'encadrement,
6. Assurer la gestion de la petite boutique
7. Assurer la tenue des comptes personnels des résidents
8. Assurer la gestion du courrier de la Résidence et des habitants
Activités spécifiques :
Accueil téléphonique
9. Gérer les appels, orienter les demandeurs et réaliser la prise de note des messages.
10. Traiter les messages en les transmettant au bon interlocuteur par mail en prenant compte du degré d'urgence.
11. Répondre aux questions de « niveau 1 » sur le fonctionnement et la présentation de l'établissement,
Accueil physique
12. Renseigner les visiteurs, les familles, les proches, les résidents et les intervenants extérieurs.
13. Veiller à la sécurité des lieux, signaler toutes démarches suspectes.
14. Assurer la vente et l'encaissement des repas accompagnants
15. Gérer les demandes de Rendez-vous pour la pédicure, le coiffeur, la socio-esthéticienne
16. Enregistrer les entrées sorties des résidents sur le registre et dans les logiciels métier
Activité de facturation
17. Renseigner les données du contrat de séjour
18. Etablir la facturation mensuelle du séjour dans le logiciel de facturation
19. Contrôler les factures avant émission
20. Enregistrer / contrôler les règlements en collaboration avec le pôle comptabilité
21. Transmettre tout élément au pôle comptabilité pour les encaissements, relances, mouvements entrées/ sorties
22. Assurer le suivi des indicateurs et renseigner les tableaux de bord de son activité
23. Assure la diffusion des informations relatives aux évolutions de tarifs
24. Assurer la transmission des informations relatives à l'aide sociale
25. Assurer le suivi des dossiers financiers complexes
Activités administratives
26. Assure le pilotage de la liste d'attente et organise les commissions d'admission en lien avec les responsables de service et les médecins
27. Assure la dématérialisation et la bonne gestion des dossiers dans netcontact
28. Assure le suivi des états des lieux et des remises de clé
29. Dématérialiser l'ensemble des dossiers administratifs des habitants en assure le suivi et la complétude
30. Assurer le suivi des dossiers de la commission d'admission (dossiers externes), est en relation directe avec les demandeurs
31. Préparer le planning des RDV en relation avec le Centre Bucco-Dentaire et les services de
32. Réaliser les formalités de décès en relation avec les infirmières des services,
33. Gérer les commandes et les règlements des repas accompagnants (WINREST),
34. Sortir les bulletins de situation et tableaux de transport pour les ambulanciers.
Profil recherché
Vos compétences
Savoirs et Savoirs faire :
35. Maitrise de l'outil informatique : Word ,Excel, ppt et logiciels DUI (HM et Net soins).
36. Maitrise des techniques d'accueil
37. Maitrise de l'orthographe
38. Connaitre le fonctionnement d'un EHPAD
39. Connaitre les principes fondamentaux d'un secrétariat
40. S'exprimer avec aisance
41. Décrypter et reformuler la demande
42. Adapter son comportement aux différents types de public accueillis
43. Réagir de façon adaptée aux situations imprévues
44. Savoir prendre des initiatives
45. Savoir gérer les priorités
46. Polyvalence indispensable
Votre formation
Formations et expériences professionnelles :
47. Bac pro secrétariat ou formation administrative
48. BTS assistanat
49. Expérience en secrétariat souhaitée
Les avantages liés au poste
Couverture santé, épargne et prévoyance, télétravail, congés, horaires, formation... Découvrez tout ce que propose la Sécurité sociale à ses salariés !
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Légende des icônes des offres
50. Type de contrat
51. Localisation
52. Rémunération
53. Niveau
54. Publié depuis
55. Limite de candidature
56. Référence
57. Type de contrat CDD
58. Localisation LORIENT
59. Niveau NIVEAU 3
60. Publié depuis 1 semaine
61. Limite de candidature le 25/04/
62. Référence NVHADD
63. Type de contrat CDI
64. Localisation BREST
65. Rémunération 2 € par mois
66. Niveau NIVEAU 5A
67. Publié depuis 2 semaines
68. Limite de candidature le 03/04/
69. Référence NVHADD
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