Statut : Employé, Fonctionnaire Qui recrute ? Le Digital Learning Hub est un service du MENJE dédié à la formation continue des adultes dans les domaines de la technologie et du numérique. Avec plus de formations spécialisées, le Digital Learning Hub contribue activement au développement des compétences numériques au Luxembourg. Parmi son offre figurent également Luxembourg, école innovant/ante de codage, ainsi que des Académies thématiques, proposant des parcours certifiants dans des domaines stratégiques tels que l’intelligence artificielle, le quantum computing ou la cybersécurité. En rejoignant l’équipe Administration du Digital Learning Hub, vous contribuerez, dans un contexte de développement et de croissance continue du Digital Learning Hub, au renforcement du pôle de compétences RH et en agissant comme soutien opérationnel direct de la responsable administrative. Vous participerez au bon fonctionnement des pratiques RH et serez un interlocuteur de proximité pour les agents et le management, dans le respect du cadre réglementaire défini au niveau de la Fonction publique, pour la gestion de leurs besoins et dossiers. Missions Assurer la mise en œuvre et le suivi des processus RH : Gérer l’administration courant/ante des dossiers individuels du personnel (p.ex. demande de congé parental, etc.) ; Suivre le temps de travail, le télétravail et les absences (y compris ) et veiller au respect du cadre réglementaire et des procédures internes ; Contribuer à la mise en œuvre des procédures de recrutement, et organiser le suivi administratif des arrivées et de l’intégration des nouveaux agents ; Accompagner les agents en période de stage ou période d’initiation et dans leur développement professionnel ; Coordonner la gestion administrative des stagiaires (stages scolaires ou universitaires) : accueil et intégration, liaison avec les tuteurs/équipes, conventions de stage, suivi administratif (p.ex. déclaration/encodage des heures si applicable) ; Élaborer / préparer des rapports et états administratifs (p.ex. déclaration des heures pour les travailleurs frontaliers) ; Participer à la mise en œuvre de la gestion par objectifs, notamment : - tenir à jour l’organigramme et assurer le suivi des descriptions de fonction ; - appuyer la gestion par objectifs (plans de travail individuels, entretiens individuels, accompagnement des responsables hiérarchiques) ; Contribuer à promouvoir une culture de formation continue et assurer le suivi du plan de formation des agents ; Contribuer activement à la qualité de vie au travail et au bien-être des agents, en assurant une écoute de proximité, en identifiant les besoins et en proposant des initiatives adaptées; Assurer le suivi administratif de départs (départs à la retraite, mise à la pension), et de situations spécifiques du personnel (procédures disciplinaires, situations conflictuelles, médiation de premier niveau), en lien avec les interlocuteurs compétents et dans le respect du cadre réglementaire ; Assurer l’interface avec les services centraux de la Fonction publique (MFP, CGPO) pour le traitement des dossiers ; Piloter la coordination administrative avec l’ADEM dans le cadre des besoins en personnel (demandes, suivi, échanges administratifs et mesures/conventions le cas échéant). Conseiller et accompagner les agents et la hiérarchie : Informer les agents sur leurs droits, obligations et procédures en vigueur ; Accompagner les agents dans leurs démarches administratives et le suivi de leur carrier/ière ; Assurer un accompagnement administratif et opérationnel aux agents et à la hiérarchie sur les questions RH ; Assurer un rôle de relais entre les agents, la hiérarchie et les instances de la Fonction publique ; Diffuser les informations et évolutions relatives aux politiques RH au sein du Digital Learning Hub et sensibiliser les parties concernées lorsque nécessaire ; Contribuer à la gestion de situations sensibles ou conflictuelles, en assurant un rôle d’écoute, de médiation de premier niveau et d’orientation vers les interlocuteurs compétents ; Assurer un suivi régulier des situations individuelles et signaler les points d’attention. Contribuer au suivi et à l’analyse des ressources humaines : Participer à la préparation des tableaux de bord, rapports et statistiques RH ; Mettre à jour et suivre les indicateurs RH et garantir la mise à jour des bases de données RH et la fiabilité des informations ; Contribuer à l’identification des points d’attention et des besoins en matier/ière de ressources humaines ; Participer à l’amélioration continue des procédures RH ; Contribuer à l’anticipation des besoins en effectifs et en compétences du Digital Learning Hub, en appuyant la définition et le suivi de la gestion prévisionnelle des effectifs. Profil Compétences techniques Maîtriser les processus RH pour contribuer à bâtir un...
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