Agent d'accueil et de logistique - mairie de goussainville

Vos missions en quelques mots Contribuer au bon fonctionnement du conservatoire en assurant l’accueil des usagers, la gestion administrative courante, la logistique liée aux activités pédagogiques et artistiques, ainsi que la mise à disposition et le transport du matériel instrumental. Missions logistiques Pointer la réception du matériel à partir des bons de commande. Enregistrer dans IMUSE tous les instruments, partitions et matériels reçus. Ranger les instruments et le matériel dans les locaux dédiés. Réaliser l’inventaire annuel du matériel et des partitions (mois de juin). Suivre et accompagner les besoins logistiques lors des auditions, concerts et spectacles du conservatoire. Assurer diverses installations selon les besoins des professeurs (orchestre, chorale, dispositifs pédagogiques…). Assurer l’inventaire et la mise à jour régulière des équipements : salles, parc instrumental, fonds documentaires, matériel mis en location. Accueil et information Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et du personnel. Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs demandes. Garantir la circulation interne et externe des informations à destination des enseignants, familles, usagers et services de la collectivité. Réaliser et maintenir l’affichage interne et externe sur l’ensemble du site du conservatoire. Gestion administrative et courrier Gérer le courrier : réception, envoi, visa et signature, numérisation et transmission à la mairie. Suivre la ventilation des documents dans les dossiers concernés. Contrôler, étiqueter et archiver les documents administratifs. Assurer le classement, la mise sous parapheur, la gestion des mails et l’archivage électronique. Établir et suivre les contrats de location d’instruments ; assurer leur numérisation et leur conservation. Missions complémentaires: Gestion des dossiers “Élèves” et “Professeurs” Accompagner la gestion des inscriptions, dispenses, abandons et examens. Suivre les absences et gérer la communication par mail. Tenir à jour les dossiers de présences par discipline et par professeur. Saisir et suivre les absences, reports de cours et remplacements. Assurer le suivi des classes et des activités pédagogiques. Parc instrumental et partitions Alimenter IMUSE à chaque réception de commandes (instruments, partitions, accessoires). Pointer, enregistrer et actualiser les fiches du matériel et des partitions. Profil recherché -Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Imuse, CIRIL, -Maîtrise des TIC (messagerie, Internet) - Connaissance des usages et procédures de la collectivité. Connaissance de l’organisation municipale et de l’organigramme du personnel. Bonne connaissance de l’organisation du conservatoire, du projet d’établissement, du règlement intérieur et du règlement des études. Sens de l’initiative et de l’anticipation Autonomie et réactivité Capacité à communiquer à l’écrit et à l’oral. -Communiquer et informer -Aptitude au travail en équipe -Organisation et méthode -Respect des consignes et procédures -Contribuer au respect des règles d’hygiène et de sécurité de l’établissement. -Ouverture d’esprit, curiosité -Discrétion -Qualités relationnelles -Goût pour le domaine culturel