Gestionnaire de site et de département

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e Gestionnaire de site et de département au sein de l'IUT de Charleville-Mézières.

Sous l'autorité du Chef des Services Administratifs de l'IUT et en lien étroit avec la direction du département, vous assurez des missions de gestion du site, de secrétariat administratif, ainsi que de secrétariat pédagogique au sein du département.



Gestion du site

* Gérer les accès aux locaux (clés, système Salto)

* Etablir les déclarations d’accidents du travail pour l’ensemble des personnels du site (enseignants et BIATSS)

* Transmettre les devis au service financier de l’IUT

* Suivre et coordonner l’entretien des locaux (agent d’entretien et prestataires extérieurs)

* Organiser les réceptions, événements et manifestations du site

* Assurer un reporting régulier auprès du Chef des Services Administratifs



Secrétariat du département

* Assurer l’accueil physique et téléphonique du département

* Gérer l’agenda de la direction et organiser les réunions

* Traiter le courrier et les courriels, gérer l’affichage, classer les documents

* Rédiger les convocations et comptes rendus de réunions

* Participer aux réunions institutionnelles (prise de notes, rédaction de PV)



Secrétaire pédagogique

* Contribuer à la création et au suivi des emplois du temps

* Suivre la situation administrative des vacataires en lien avec le service RH

* Rédiger et transmettre les convocations pour les différentes réunions

* Suivre la saisie des notes et organiser les pré-jurys

* Éditer et transmettre les bulletins et diplômes