Secrétaire de direction

Vos activités principales :

En tant qu'assistant.e de M. le Directeur de cabinet :
- Traiter les contacts : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs ;
- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunion ;
- Assurer la frappe du courrier, rédaction de petits courriers ;
- Accueil téléphonique ;
- Accueil des personnes se présentant au secrétariat ;
- Gestion des signatures du Directeur de cabinet (Entrées-sorties des parapheurs et des courriers) ;
- Gestion du courrier (réception et tri pour répartition auprès des services concernés) ;
- Réception des messages adressés sur la boite fonctionnelle du Directeur de cabinet et diffusion aux services concernés ;

En tant qu'appui au BRES (Bureau de la Représentation de l'État et des Sécurités) :
- mise à jour d'un annuaire des partenaires et des élus ;
- création des visio, réservations de salles et organisation de réunions pour les services ;
- appui organisationnel en tout temps (en lien avec les services Systèmes d'Information et de Communication et la logistique) ;
- appuis divers (organisation des visites officielles, gestion des distinctions honorifiques, relances des élus lors des élections, organisation des formations, ...) ;
- mise sous pli et envoi des courriers du Cabinet ;
- réalisation des devis simples (communication) ;