Gestionnaire courrier h/f

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales :

• Réceptionner le courrier postal et en assurer l’enregistrement, notamment sur Maarch (outil de gestion dématérialisée) ;

• Analyser et traiter les mails des boîtes fonctionnelles (contact-prefecture, courrier réservé, circulaires…) ;

• Enregistrer le e-courrier réservé dans Maarch et transmettre le e-courrier normal aux services compétents ;

• Enregistrer les parapheurs externes à la signature du Préfet et en assurer le suivi ;

• Vérifier la complétude des dossiers contrôle de légalité ;

• Accueillir les usagers (vaguemestres, collectivités...) ;

• Travailler en réseau avec les assistantes des différents services.

Votre environnement professionnel :

Activités du service


- Coordination des échanges d’information et des réunions entre les services déconcentrés de l’État ;

- Constitution de dossiers pour les réunions à dimension interministérielle ;

- Élaboration des propositions aidant à la décision sur les dossiers signalés ;

- Représentation du préfet ou du Secrétaire Général dans les réunions de coordination de niveau technique avec les autres services de l’État ;

- Assurer et veiller à la qualité de la relation avec les usagers et les services internes et externes.

Composition et effectifs du service

Bureau des affaires interministérielles :

- 1 chef de bureau (cat.A) ;

- 1 adjoint au chef de bureau (cat. B) qui pilote le pôle courrier (4 agents de cat. C) et le pôle standard (5 agents de cat. C) ;

- 1 pôle affaires interministérielles, avec 3 agents (cat. B) ;

Soit un effectif total de 14 agents.


Liaisons hiérarchiques


- Secrétaire Général de la préfecture, Secrétaire Général pour les affaires régionales

- Adjoint du Secrétaire Général pour les affaires régionales

- Directeur de la Coordination Interministérielles (DCI)

- Cheffe du bureau des affaires interministérielles (BAI)

- Adjointe de la cheffe du bureau des affaires interministérielles (BAI)


Liaisons fonctionnelles :

Usagers, Préfecture, tous services déconcentrés de l’État, Ministère