Assistant(e) de sous-direction h/f

Description du poste

Les fonctions d’assistance couvrent le périmètre des sous-directions SAFI1 et SAFI2. Afin de garantir le maintien du bon fonctionnement du service, l'assistante des deux sous-directions du SAFI et l’assistante du chef de service s’organisent, sous l’autorité du responsable du BAT, pour assurer la continuité du service rendu pour les sous-directions et le service, notamment en cas d'absence ou d'empêchement.
Le poste couvre des missions d’assistance de direction :
- assurer l'activité du secrétariat des sous-directeurs SAFI1 et SAFI2 et de leurs structures ;
- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et les orienter ;
- gérer les prises de rendez-vous et optimiser les agendas des sous-directeurs ;
- organiser des réunions internes et externes en lien avec les équipes métier du SAFI (convocations, ordre du jour, préparation des dossiers et travaux de reprographie, logistique…) ;
- assurer la mise en forme des notes et documents sous-directionnels ;
- garantir l’enregistrement des notes et documents dans le SI EPARAF ;
- faire la relève du courrier, enregistrer dans l’application interne de gestion de dossiers et diffuser le courrier (postal et dématérialisé) ;
- organiser et gérer le classement et l'archivage des documents sous-directionnels, notamment sur les serveurs respectifs des deux sous-directions SAFI1 et SAFI2.
Le poste couvre également des missions spécifiques :
- constituer des dossiers réalisés au cours des différentes phases des processus budgétaires : programmation budgétaire, comptes rendus de gestion, questions parlementaires, dossiers ministres constitués pour les débats relatifs aux lois de finances et aux lois de règlement ;
- participer à diverses tâches de gestion de proximité en lien avec le responsable BAT pour l’ensemble du SAFI : organiser et suivre les déplacements professionnels, commander les fournitures et le petit matériel de bureau, commander la signalétique de porte des nouveaux arrivants et les clefs ;
- participer au développement de la communication au sein du SAFI.

Conditions d'exercice particulières

"Métro lignes 6 et 14 (station Bercy) - RER A et D et métro ligne 1 (station Gare de Lyon).
Principaux interlocuteurs : bureaux du SAFI, directions et services de l'administration centrale, cabinets ministériels, Cour des comptes, Assemblée nationale, Sénat.
Activité télétravaillable en alternance avec l'assistante du chef de service.
Pics saisonniers, notamment en période d'élaboration des documents budgétaires."

Description du profil recherché

"La maîtrise des applications bureautiques standard (traitement de texte, tableur...) est requise ; pour l'utilisation des applications métier (Eparaf, Raqam, Galileo...) des formations seront proposées.
Chaque agent du SAFI doit partager les valeurs qui l'animent : l’engagement, le pragmatisme, l’agilité, le professionnalisme, la cohésion, la constance et la vigilance."

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. CONNAISSANCES - Matériels, systèmes et réseaux d’information et de communication
4. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
5. SAVOIR-FAIRE - Conseiller une personne, un groupe
6. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
7. SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
8. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
9. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
10. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
11. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
12. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé