Agent polyvalent chargé d'accueil physique et téléphonique (h/f)

Premier contact avec le public, le/la chargé(e) d'accueil représente l'image de la Communauté de Communes des Portes du Haut-Doubs.
Le/la chargé(e) d'accueil anime et organise un espace d'accueil et d'information.
Il/elle accueille le public (usagers, entreprises, élus, .), l'écoute et recueille sa demande, l'informe et le dirige.
Il /elle réalisera également des tâches administratives diverses en renfort des services.

ACTIVITES
Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard.
Réception, traitement et diffusion de l'information
Réalisation de divers travaux de bureautique et de tâches administratives simples et complexes sur outils bureautiques et messagerie
Récupération et envoi du courrier à la poste
Courses diverses pour le bon fonctionnement des services et des réunions
Gestion des stocks de matériel et fournitures

Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements.
Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général.

Travaux de bureautique et administratifs : Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports,) tri, classement, archivage, numérisation
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (urbanisme, assainissement, services communs, services techniques, relais petite enfance, piscine intercommunale, ressources humaines, etc).

Gestionnaire : suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs

COMPETENCES TRANSVERSALES

Savoirs :
Idéalement, connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
Culture générale de base ou expertise : bureautique, administration des relations clients ou usagers
Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Connaissance des logiciels et des outils bureautiques (Word, Excel, power-point, Outlook).

Savoir-faire/savoir-être :
S'adapter à différents interlocuteurs
Esprit d'équipe et sens du relationnel
Accueillir le public avec amabilité (sens du service public) et sourire.
Gérer les situations de stress
Être vigilant quant aux respects des délais
Sens de la diplomatie et de la négociation
Discrétion, autonomie et rigueur
Savoir respecter la confidentialité
Savoir s'organiser et gérer les priorités
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique.

Date limite de candidature : 17 décembre 2025