La Fondation recherche un (e):
Assistante équipe de direction de pôle H/F -HAD
CDI 38H-basé à Cergy (déménagement à Achères)
Rattaché(e) au directeur de pôle, et en étroite collaboration avec toute l'équipe direction, vos missions sont les suivantes :
Organisation:
-Organiser la logistique des réunions de l'équipe de direction : Comité de pôle, COP, réunion de coordination médicale, réunion des Cadres de Santé, des visites à domicile.
-Gérer et mettre à disposition des documents préparatoires relatifs aux différentes réunions organisées par le Pôle
-Organiser, assurer la préparation et le suivi des rendez-vous externes
-Assister l'équipe de direction dans l'organisation du déménagement du pôle
-Organiser et participer aux évènements internes et externes (moments festifs, petits déjeuners partenaires)
Communication/montage de dossiers:
-Réaliser des études de dossiers (hors dossier de soins) et réalisation de synthèses (procédures, notes, projets)
-Effectuer une veille documentaire, classement et archivage des dossiers
-Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers
-Mettre en forme les résultats des audits et des enquêtes faites par l'équipe de direction
-Interface avec les deux autres Pôles et les différents services du siège, avec les services supports : Service Généraux et Service Informatique dans le cadre de projets transverses (déménagement)
-Participer à des groupes de travail
Gestion administrative:
-Gérer l'agenda de l'équipe de direction (tenue de l'agenda partagé)
-Gérer le planning médical (présence, motif d'absence, staff) et celui des astreintes du pôle en lien avec l'assistante de la DG
-Gérer et suivre les congés de l'équipe de direction, les entretiens professionnels et la réalisation des formations individuelles
-Préparer et rédiger des comptes-rendus/relevés de décision des réunions de l'équipe de Direction, de l'équipe médicale ou autres
-Rédiger et mettre en forme des documents et courriers comme les convocations pour rdv disciplinaires, notes et présentations
-Suivi de la gestion des amendes, des problèmes liés aux véhicules des collaborateurs (consommation excessive essence, etc)
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