Secrétaire administratif / agent comptable : service économique - cellule hôtelière et générale (h/f)

[58315] Centre Hospitalier de Thiers
IDENTIFICATION DU POSTE :
Adjoint Administratif - 1ème classe
Quotité de Travail : 100% (80% service éco - 20 % accueil gestion patient)
PRESENTATION DES SERVICES :
Le service économique, composé de huit agents, est intégré au pôle ressources opérationnelles et durables, lui-même composé des services finances, accueil-gestion-patients, logistiques (cuisine, lingerie, transport) et développement durable.
Le responsable du service est appuyé par deux chargés de cellules. Le service économique se décline en trois cellules :
- Une cellule immobilière et investissements ;
-Une cellule médicale et RH ;
-Une cellule hotellière et générale.
Le service économique assure entre autres :
-Le traitement de l'ensemble des factures du centre hospitalier
-Les relations fournisseurs, trésorerie hospitalière, etc.
-Les devis et commandes de produits
-Le suivi des différents marchés
LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
-Liaison hiérarchique
Directeur du CH - Directrice adjointe en charge du pôle ressources opérationnelles et durables - Responsable du service économique et responsable du service accueil gestion patients - Chargé de la cellule hôtelière et générale
-Liaison fonctionnelle
Direction, services administratifs, pharmaciens, économat, finances, .
HORAIRES DE TRAVAIL
Du lundi au vendredi
- Horaires : 7h30 de travail journalier (8h00 - 16h00 sur 4 jours, 8h30-16h30 ou 9h00-17h00 sur une journée)
MISSIONS / ACTIVITES PRINCIPALES
Services économiques / achats (80% - 4 jours par semaine)
Dans les domaines de compétences relevant de la cellule hôtelière et générale :
-Prestations intellectuelles : animation, EHPAD, psy.
-Matériel hôtelier
-Linge, lingerie interne, prestation extérieure blanchisserie
-Achats matériels cuisine, gestion factures cuisine
-Gestion administrative du Magasin
-Services techniques (matériel et fourniture, entretien espaces verts, .)
-Parc automobile : entretien, contrat location, carburant, péage, .
-Abonnements (journaux, presse professionnelle, .)
-Téléphonie fixe et portable
-Contrats informatiques
-Prestations hôtelières à destination des patients (kiosque, distributeur, TV.)
Le suivi des achats :
-Appui le chargé de cellule dans la prise en charge des besoins exprimés par les services demandeurs
-Gestion des commandes : engagement, réception dans le respect du plan comptable et l'imputation analytique (par UF)
-Traitement des factures : extraction sur Chorus pro, rapprochement avec la commande, contrôle, liquidation, rejet, litige
-Mandatement : au fil de l'eau, selon les règles de priorités définies
-Appui le chargé de cellule dans les relations fournisseurs : gestion des relances, litiges, rejets, annulation.
Suivi budgétaire et financier :
-Tableaux de bord et de suivi : énergie, téléphone, linge, déchets, carburant, .
-Alerte en cas de surconsommation, de dérives
Activités diverses :
-Archivage
-Participation aux réunions de service
-Une polyvalence au sein du service pourra être demandée, la liste des missions peut être évolutive.
Service accueil gestion patients (20% - 1 jour par semaine)
Accueil et admissions patients au guichet :
-Accueillir les usagers et les familles
-Création et gestion des dossiers d'admissions des consultations externe et d'hospitalisation
-Compléter les dossiers par les différents débiteurs et assurer leur mise à jour
-Vérification des identités des patients dans le cadre de l'identitovigilance et application de l'INS.
-Régulariser les mouvements en lien avec les unités de soins de l'hôpital
-Editer les étiquettes d'identification des patients
-Préparer les dossiers de pré admissions pour les consultations externes et les hospitalisations
-Gestion des formalités administratives en cas de décès d'un patient (lien avec les pompes funèbres et le service d'état civil)
-Suivi des dossiers bloqués pour leur mise à jour (débiteur)
Description du profil recherché:
SAVOIR FAIRE - SAVOIR ETRE
-Rigueur
-Capacité à collaborer avec les membres de l'équipe, l'ensemble des services et interlocuteurs variés (direction, médecins, cadre, administratif.)
-Appliquer des procédures
-Disposer d'un sens relationnel et savoir faire preuve d'une communication adaptée, à l'écrit et à l'oral
-Capacité à organiser et prioriser
-Respect du secret professionnel et de la confidentialité, loyauté ;
-Capacité d'adaptation, polyvalence
-Prise d'initiative.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour