Secrétaire de direction

Entreprise

La MSA Provence Azur, entreprise privée en charge d’une mission de service public, assure la protection sociale en guichet unique de l’ensemble de la population agricole (215 000 adhérents) pour les départements des Alpes-Maritimes, des Bouches-du-Rhône et du Var. Près de 550 collaborateurs se mobilisent au quotidien, sur 4 sites de production, pour rendre un service de qualité à ses adhérents.

La MSA Provence recrute pour son service secrétariat de direction, une secrétaire de direction à Marseille.

Le service secrétariat de direction prend en charge les missions du secrétariat général, assure la gestion du Conseil d’Administration et de ses instances. Le service est ainsi en charge des réservations des ressources, de l’assistance des agents de direction et de la relation avec les Administrateurs.


Poste

1 - Interface avec les interlocuteurs internes et externes

- Réceptionner et répondre aux demandes complexes par courriers, messagerie, appels téléphoniques

- Assurer le suivi du traitement des réclamations, la coordination de la recherche de réponse et le cas échéant la prise en charge de la réponse



2 - Veille dans son champ d’activité et suivi administratif de dossiers spécifiques

- Assurer une veille sur la documentation ou les techniques relevant de son champ et réaliser des alertes

- Assurer le suivi administratif des échéances et engagements des conventions et contrats avec les différents partenaires



3 - Préparation et organisation des différentes instances de l’organisme

- Préparer les rétro-calendriers et organiser la tenue des instances selon les modes opératoires

- Préparer et diffuser les dossiers sur les canaux adaptés

- Assurer le suivi des décisions (tableaux de bord de suivi des décisions...)

- Rédiger les procès-verbaux et coordonner leur validation



4 - Traitement des frais de déplacements et des factures relevant de son champ d’activité

- Réaliser les démarches administratives et déclaratives afférentes au traitement des frais des élus.



5 - Réalisation des actions de contrôle interne et d’amélioration continue de son champ d’activité

- Effectuer des contrôles et des requêtes selon un mode opératoire défini

- Compléter, transmettre et assurer le suivi des fiches de signalement




Profil recherché
* Diplôme Bac + 2 ou expérience équivalente souhaitée,
* Bonne connaissance de l’organisation générale de l’organisme et des différentes instances du Conseil d’Administration appréciée,
* Capacités d'assimilation des procédures de gestion internes associées,
* Organisation, rigueur, méthode, et bonnes qualités relationnelles,
* Maîtrise de la grammaire et de l’orthographe, qualités rédactionnelles,
* Aptitude au travail en équipe, et à collaborer à des objectifs de groupe,
* Discrétion et impartialité