Réceptionner et ouvrir le courrier chaque matin
Trier et distribuer le courrier aux services concernés
Signer les recommandés et gérer leur distribution
Filtrage des appels et traitement des mails
Établir les notes de frais kilométriques mensuelles selon l'agenda
Effectuer le pointage de recettes et dépenses, préparer les pièces comptables
Organiser et gérer les déplacements (billets de trains, réservation d'hôtels, etc.)
Mettre à jour des bases de données internes
Collaborer avec d'autres membres du personnel pour faciliter le bon fonctionnement de l'entreprise
Gérer des dossiers confidentiels et sensibles
Gérer les contrats d'entreprise
Organiser les évènements de la régie : « apéros", repas de Noël, journée d'été, sorties d'équipe et gérer les anniversaires
Gestion de la communicationDiffuser les annonces de recrutement, présélectionner les candidatures
Gérer le tableau de suivi des congés payés, titres restaurants, arrêts maladies
Veiller à la bonne intégration des alternants et nouveaux collaborateurs/trices
Seconder le dirigeantGérer les commandes de fournitures en tenant une liste par collaborateur/trice
Commander le nécessaire auprès des partenaires les mieux placés en termes de prix, mettre en concurrence régulièrement les fournisseurs
Gérer le parc informatique et les copieurs en lien avec les services experts (pannes, autorisations d'accès, programmation des boîtes mail et codes confidentiels, autorisations d'accès.
Lors des intégrations de nouveaux collaborateurs/trices, programmer leurs identifiants, adresse mail, connexions diverses, s'assurer que le matériel informatique soit fonctionnel
Suivi des dossiers de l'activité gestion locative/syndic
Mettre à jour le tableau de suivi / registre des mandats des contrats de syndic post AG et procéder au classement
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