Assistant / assistante de direction (h/f)

Vos missions :
Management :
- Animer et former l'équipe de réceptionniste, veilleur de nuit et équipe de femme de chambre dont il définit les tâches et le planning.
- Vérification de l'application des consignes et des procédures par l'équipe de l'hôtel.
- Gestion des imprévus (clients, techniques, Accueil VIP, Package, etc.)
- Contrôle le travail des hôtes/femmes de chambre et des cafetier(e)s.
- Contrôle de l'hygiène, de la propreté des parties communes et des chambres
- Participe et forme son équipe pour l'évolution de la satisfaction client
- Participe et forme son équipe pour faire évoluer les ventes diverses de l'hôtel tel que le petit déjeuner, Service Bar, Conciergerie etc.
- Accompagne la direction dans la mise en place des différents services et prestations permettant d'augmenter la qualité de l'hôtel.
- Fixe des objectifs mensuels pour les atteindre avec son équipe à la fin de chaque mois.

Administratif :
- Responsable du planning des réservations : contrôle des réservations et des attributions
- Faire le suivi des courriers reçus et tâches administratives en l'absence du directeur.
- Gestion et animation des sites (TripAdvisor, Facebook, Expérience, Booking.com, Google, etc.)
- Mis à jour des données, vérifications des informations sur les sites, traitement des demandes clients.
- Gestion et suivi des encaissement (via les tableaux de caisse).
- Gestion des comptes débiteurs (relances, litiges, contrôle)
- Gestion des stock (quantité et DLC), commandes et inventaires
- Suivi des dossiers de fin de mois comptable
- Suivi et le bon tenu des dossiers des salariés de l'hôtel

Accueil et relation clients :
- Faciliter le déroulement du séjour, assurer les demandes des services divers.
- Suivi de la procédure de suivi clients et la personnalisation du séjour des clients via l'outil WhatsApp
- Accueillir et présenter l'établissement.
- Rencontre obligatoire avec les clients VIPS, les habitués etc.
- Communiquer avec la conciergerie afin de préparer les arrivées clients et gestion des demandes spéciales.
- Gestion et suivi des litiges.
- Gestion des dossiers clients.
- Fixer des objectifs de satisfaction client avec ses équipes.

Communication et devoirs :
- Reporter au directeur tous les incidents du jour.
- Préparer les plannings mensuels des équipes et les présenter à la direction pour validation.
- Contrôle des plannings des extras (selon le taux d'occupation).
- Rendre compte de tout ce qui est en rapport au contrôle de la comptabilité journalière.
- Montrer l'exemple à la réception par sa tenue irréprochable, sa ponctualité, sa présence lors des « coups de feu », son efficacité quant à la résolution des problèmes, son soutien à l'équipe.
- Appliquer les directives commerciales définies par le service Yield.
- Mettre à jour les profils des clients / Agences/ compagnies (en collaboration avec la réception) : remarques, problèmes, épurations des doublons tous les deux mois.
- Suivi mensuel du compte débiteur client de l'hôtel
- Reporter au Directeur toutes demandes de société avec un potentiel Corporate
- Communiquer régulièrement avec sa direction et lui transmettre des rapports hebdomadaires.