Secrétaire cis cognac (h/f) - sdis de la charente

Vos missions en quelques mots Un poste de secrétaire au centre d’incendie et de secours de Cognac va être vacant au sein du Service départemental d’incendie et de secours de la Charente (SDIS 16). Le Service départemental d’incendie et de secours de la Charente (SDIS16), peut compter sur ses 323 personnels permanents (256 sapeurs-pompiers professionnels et 75 personnels administratifs, techniques et spécialisés) et plus de 1000 sapeurs-pompiers volontaires pour assurer près de 17 000 opérations chaque année. Poste à pourvoir dès que possible. Filières : Administrative de catégorie C Temps de travail : 35 heures Supérieur hiérarchique : Chef du CIS de Cognac Missions : Secrétariat et appui au CIS / GT Sud • Assurer l’accueil téléphonique et physique, • Réaliser et mettre en forme les documents administratifs, • Gérer le courrier, les agendas et les rendez-vous, • Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus, • Contribuer à l’organisation d’évènements et de cérémonies, • Apporter un appui administratif aux chefs de centre et réaliser les travaux bureautiques nécessaires, • Gérer les commandes de fournitures et participer à la saisie des éléments liés aux activités (indemnisation, activités non opérationnelles). Suivi budgétaire • Établir les bons de commande, vérifier les factures, • Contrôler et régulariser les balances mensuelles, • Participer à la préparation budgétaire et aux opérations de fin d’exercice. Gestion administrative des personnels • Assurer le suivi des dossiers individuels (arrêtés, médailles) en lien avec le GRHFF, • Suivre les arrêts maladie et accidents de service en lien avec le GRHFF et le SSSM. Gestion des SPV • Assurer le suivi des dossiers d’engagement, • Gérer les échéances administratives (visites médicales, permis…), • Suivre les conventions de disponibilité et les dossiers retraite. Suivi du temps de travail • Assurer le suivi des badgeages, congés et heures, • Veiller à la cohérence des données. Missions complémentaires • Soutien à la planification (astreintes, plannings), • Appui administratif aux actions de formation ou dispositifs JSP. Responsabilités : • Autonomie importante dans l’organisation du travail, • Responsabilité du suivi administratif et budgétaire, • Obligation de rendre compte à la hiérarchie. Spécificités du poste : • Polyvalence importante des missions, • Nécessité de disponibilité, • Travail en interaction permanente avec de nombreux interlocuteurs. Profil recherché Profil : Savoirs • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…), • Connaissance des procédures administratives, • Connaissance du fonctionnement d’un SDIS appréciée. Savoir-faire • Qualités rédactionnelles et relationnelles, • Sens de l’organisation et rigueur, • Capacité à gérer des activités multiples. Savoir-être • Discrétion et respect de la confidentialité, • Esprit d’équipe, • Capacité à rendre compte, • Adaptabilité et disponibilité.