Secrétaire du service de santé au travail f/h

Informations générales Organisme de rattachement Siège de l'AP-HP Référence APHP_2025-19006 Date de début de diffusion 28/11/2025 Date de parution 29/11/2025 Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical Intitulé du poste Secrétaire du Service de Santé au Travail F/H Description du poste La secrétaire travaille en étroite collaboration avec le médecin du travail et se coordonne avec l’infirmier(e) dans l’objectif d’assurer le bon fonctionnement du service et la réalisation de ses missions spécifiques : · Accueil physique et téléphonique du personnel, recueil et transmission des informations au médecin du travail et à l’IDE · Orientation éventuelle des agents lors des démarches administratives (embauche, fiche de liaison, documents nécessaires aux consultations, départ en retraite, …) · Travail de planification et de secrétariat : Ø Tenue des agendas du médecin du travail (consultations médicales, tiers temps, réunions…) et éventuellement de l’IDE ; Ø Planification et organisation des consultations/convocations ; Ø Tâches de secrétariat courant : rédaction, saisie et mise en forme des courriers, rapports, documents administratifs. Elaboration de diaporamas, classement, archivage… · Travail en lien avec le médecin du travail et avec l’IDE : Ø Création et gestion des dossiers médicaux des agents et saisie des données sur dossier papier et le logiciel Chimed Ø Mise à jour des dossiers médicaux (coordonnées personnelles et professionnelles) Ø Transmissions des fiches de liaison en fin de consultation à la gestion du personnel Ø Transmissions des documents nécessaires au comité médical selon les indications du médecin du travail ; Ø Prise de rendez-vous de consultations spécialisées à la demande du médecin du travail ; Ø Recueil, saisie et extraction des données pour les études statistiques demandées par le médecin du travail (épidémies, activités, accidents du travail, maladies professionnelles…) Ø Organisation et gestion de la base documentaire (informatique et papier) Ø Gestion des commandes particulières au service (abonnements, logistique) Ø Aide à la réalisation du rapport annuel d’activités. · En l’absence de médecin du travail et de façon coordonnée avec l’infirmier(e), orientation des agents selon les procédures validées par le médecin du travail. · Courses diverses sur l’établissement (courrier, commandes, laboratoires…) Descriptif du profil recherché COMPETENCES REQUISES SAVOIR FAIRE REQUIS Exercice professionnel dans le cadre strict de la santé au travail en collaboration et sous l’autorité du médecin du travail Respect absolu du secret professionnel : Discrétion, Confidentialité, Disponibilité, Adaptabilité et capacité à travailler en équipe Prise d’initiatives adaptées au contexte particulier de la santé au travail. Traçabilité de toute action mise en œuvre. CONNAISSANCES ASSOCIEES Maîtrise informatique : Word, Power Point, Excel, recherche documentaire informatique Maîtrise de l’application CHIMED (formation assurée) Connaissances spécifiques à la santé au travail : Réglementation, risques professionnels, pathologies professionnelles, mesures de prévention collectives et individuelles (formation possible) Capacité éventuelle à participer à des actions de communication et à les adapter à la santé au travail : création de supports d’information tels que plaquettes informatives, posters, diaporamas… SAVOIR ETRE REQUIS Capacité au travail en équipe et capacités d’adaptation aux situations et de modération des échanges si nécessaire. Capacité de communication adaptée avec l’ensemble des acteurs hospitaliers : agents, médecins, directeurs, représentants des instances… Qualités relationnelles et d’écoute : sens de l’accueil Rigueur, calme, méthode et sens de l’organisation. Curiosité, esprit d’initiative, respect du domaine de compétences. PRE-REQUIS Expérience en consultation médicale ou en service de soin souhaitable Compétence informatique indispensable Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Paris (75) Géolocalisation du poste 78 rue du Général Leclerc 94270 Le Kremelin-Bicêtre