Secrétaire de formation initiale et de direction _ lycée professionnel maritime de nantes

Vos missions en quelques mots 1. Missions administratives générales : - Accueil physique et téléphonique des usagers (élèves, familles, personnels, partenaires) - Gestion du courrier entrant et sortant, réception des colis - Gestion de l'ouverture et de la fermeture des portails - Gestion et archivage de la boîte mail - Rédaction, mise en forme et diffusion de documents administratifs - Classement et archivage des dossiers administratifs - Suivi des tableaux de bord et statistiques - Gestion des ordres de mission des personnels (interne LPM-DIRM Chorus DT). 2. Gestion de la scolarité et des élèves : - Suivi administratif des inscriptions en formation initiale et enregistrement dans Pronote et SIECLE - Gestion des dossiers élèves et des archives de la FI - Immatriculation des élèves auprès des services des affaires maritimes - Accueil, accompagnement et information des élèves concernant les aides et financements (bourses, FSL) - Préparation et suivi des documents liés à la scolarité - Édition des convocations, certificats, attestations et relevés - Gestion des formations spécifiques des élèves (AMFORE, tableaux de suivi, feuilles d'émargement) - Gestion des stages des élèves : suivi administratif des PFMP, gestion de la plateforme APLYPRO, réception et archivage des dossiers - Établissement des demandes de livrets maritimes - Planification et suivi des entretiens de recrutement des futurs élèves en lien avec la direction et la vie scolaire - Gestion des mini-stages : conventions, suivi de la plateforme dédiée, relations avec les collèges et familles. 3. Communication et valorisation de l'établissement : - Organisation et coordination des journées portes ouvertes en lien avec la direction - Création des supports de communication (flyers, badges, balisage, chevalets) - Gestion et suivi des mini-stages lors des salons, forums et JPO - Réalisation de mailings et actions de promotion des formations - Participation à l'organisation des Journées Rencontre Armateurs (JRA). 4. Gestion des instances et appui au fonctionnement de l'établissement : - Préparation des conseils d'administration et rédaction des comptes rendus - Gestion des élections des représentants des personnels et des parents d'élèves au conseil d'administration - Organisation matérielle des réunions et instances - Préparation des dossiers administratifs pour la direction et l'intendance - Suivi des enquêtes institutionnelles - Gestion des outils numériques administratifs (Pronote, SIECLE, Op@le, AMFORE, APLYPRO). 5. Gestion financière et comptable : - Suivi des commandes et des factures du service administratif - Participation au suivi budgétaire - Relations avec les fournisseurs. Liaison hiérarchique Poste rattaché au chef d'établissement : secrétariat du directeur. Poste rattaché au Directeur-adjoint : secrétariat de la FI. Profil recherché Compétences techniques : maîtrise de l'outil informatique : traitement de texte, tableur, base de données. Connaissance de l'organisation d'un établissement de formation professionnelle. Qualités : rigueur, sens de l'organisation et anticipation, autonomie. Profil recherché / niveau d'expérience requis : débutant (une expérience préalable auprès d'un service des affaires maritimes serait un plus). Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter francois.coatanlem@developpement-durable.gouv.fr yves.tertrin@developpement-durable.gouv.fr