Groupe RIFSEEP 2
Vos activités principales :
En votre qualité d’assistant(e) de direction, vous serez affecté(e) au pôle secrétariat du secrétariat général du haut-commissariat et sous l’autorité de la responsable du secrétariat mutualisé (catégorie B).
Vous apporterez votre soutien organisationnel à ces deux cadres dans l’exercice de leurs missions :
Gestion logistique :
- accueil physique et téléphonique des RDV de la direction
- gestion des agendas et préparation des dossiers d’un directeur
- profil ASSIST dans l’application Chorus Déplacement Temporaire (Chorus DT) pour préparer les déplacement professionnels du directeur et en lien avec le bureau des moyens (réservation de transports, d’hébergements)
- rédaction et suivi des ordres de missions individuels des agents habilités à se déplacer dans le cadre de leurs fonctions en lien avec le bureau des moyens ;
- gestion des plannings de réservation de salle de réunion et de visioconférence pour les réunions du directeur ;
- validation des demandes d’absences ou de régularisation d’horaires déposées dans CASPER après avis du directeur et suivi des absences des encadrants de la direction (chefs de bureau et adjoints) ;
- organisation des moments de cohésions pour les agents (journée annuelle des agents du haut-commissariat, repas de fin d’année de la direction…)
Gestion administrative :
- réception et enregistrement des courriers à mettre au visa du directeur
- suivi du chrono des courriers envoyé par le directeur
- mise à jour des arrêtés de délégations de signature du directeur avec publipostage
- classement et archivage en lien avec le référent archives.
Dans le cadre de vos missions, vous assurerez également des missions transversales à fortes responsabilités :
- la suppléance des autres agents du pool du secrétariat général durant leurs absences ;
- l’aide ponctuelle, lors des périodes à forte activité.
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel - niveau EXPERT requis ;
- Avoir des compétences budgétaires et comptables - niveau PRATIQUE requis ;
- Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau EXPERT requis.
Savoir-faire
- Savoir s'organiser - niveau EXPERT requis ;
- Savoir travailler en équipe - niveau MAITRISE requis ;
- Savoir rédiger - niveau MAITRISE requis.
Savoir-être
- Savoir accueillir - niveau MAITRISE requis ;
- Savoir s'adapter - niveau EXPERT requis ;
- Savoir s’exprimer oralement - niveau EXPERT requis ;
- Avoir le sens des relations humaines - niveau EXPERT requis.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.